Como fazer uma gestão de projetos de TI eficiente

Entender bem o processo de gerenciamento de projetos é de extrema importância para qualquer empresa que deseje se manter competitiva.

Grosso modo, um projeto é um empreendimento temporário, que possui um início, meio e fim. E sua principal finalidade é criar ou melhorar produtos ou serviços, garantindo que novas receitas sejam geradas.

Nesse cenário, a gestão de projetos pode ser vista como um conjunto de rotinas focadas em garantir que os objetivos sejam atingidos, obedecendo sempre um cronograma e orçamento definidos.

Ela deve ser feita, para isso, com foco na integração de times, manutenção de rotinas baseadas nas melhores práticas do mercado e na busca por resultados.

Então, se você quer saber como otimizar a gestão de seus projetos de TI, continue lendo este post e veja algumas dicas úteis para realizar esse trabalho de forma eficiente!

Utilize metodologias

Uma metodologia é um processo que dá maior controle sobre os recursos que serão utilizados no projeto. Afinal, controlando melhor o processo, a equipe será mais eficiente, pois entregará o projeto com maior grau de acerto em termos de prazos e custos.

Assim, o bom uso de uma metodologia é importante porque evita práticas e posturas que levam ao insucesso. E é extremamente importante a escolha de boas metodologias em projetos de TI.

Além disso, é preciso garantir o seu uso correto e, para isso acontecer, toda a equipe gerenciada deve ter total entendimento da metodologia.

Hoje, o mercado conta com metodologias com focos em vários objetivos. Empreendimentos podem adotar uma rotina de gestão voltada para a entrega rápida de objetivos, ou que sejam capazes de aumentar a capacidade de resposta dos times de TI a mudanças repentinas.

Por isso, é crucial que o gestor de TI saiba alinhar estratégias e compreender quais são as melhores metodologias para cada projeto.

Tenha uma boa comunicação

A falta de comunicação é ruim em diversos aspectos. Em primeiro lugar, quando a comunicação é ruim surgem os boatos, e várias formas de ruídos.

Além disso, quando falta informação oficial, circulam informações que podem reduzir a moral da equipe, assim como levantar especulações desnecessárias. Cabe, então, ao gerente do projeto evitar esse tipo de prática.

Ele deve sempre fornecer informações confiáveis e bem claras a respeito do projeto como um todo. Nesse sentido, criar relatórios de progresso pode ajudar bastante.

Mas, para que a troca de dados seja feita com eficiência, é importante saber definir qual informação pode ser tratada para toda equipe em um relatório e qual deve ser tratada pessoalmente, por e-mail. Assim, pode-se evitar constrangimentos e descontroles.

Para integrar times e criar um ambiente de trabalho com alto nível de colaboração, o gestor de TI pode investir em metodologias como a DevOps.

Inspirada nas metodologias ágeis, ela permite que times atuem lado a lado, diminuindo prazos e o número de conflitos. E, para que isso seja possível, novas ferramentas de comunicação são adotadas.

Além disso, o cloud computing pode ser integrado a processos, melhorando a capacidade de profissionais trocarem dados relevantes. Como consequência, projetos de TI terão mais facilidade para atingir os seus objetivos.

Conheça bem todos envolvidos

O gerente do projeto deve conhecer qual o interesse de todos, para que possa saber o quanto pode contar de cada um deles. Logo, é fundamental conhecer todos envolvidos no projeto — não só a equipe como também clientes, fornecedores e investidores.

Assim, quando o gerente vai definir o escopo do projeto, fica mais claro quais habilidades serão necessárias.

E, nesse momento, também é importante saber formar uma equipe com competências diversificadas. Isso dará ao gestor uma capacidade maior de dimensionar times e distribuir tarefas da maneira mais eficaz possível.

Tenha um planejamento eficaz

Em projetos de escopo mais limitado — em que as chances de objetivos serem modificados é baixa — é crucial que o gestor de TI tenha um planejamento abrangente.

Nesse sentido, as metas de todas as etapas devem ser alinhadas com os líderes de equipes, assim como prazos e as medidas que serão tomadas para que essas equipes possam trabalhar com agilidade e segurança.

Tal estratégia permite que todos os profissionais envolvidos no projeto de TI possam trabalhar com mais agilidade e segurança.

Além disso, a empresa poderá definir um orçamento mais realista e, ao mesmo tempo, se preparar para atender a todos os aspectos do projeto com mais eficácia. Assim, as chances de a iniciativa dar certo são ampliadas.

Desenvolva o cronograma junto da sua equipe

Após definir bem as atividades a serem desenvolvidas, é necessário estimar a duração de cada uma dessas tarefas.

Mas é importante fazer essa estimativa juntamente com a equipe envolvida no projeto. E não há pessoa melhor para saber quanto tempo levará para cada atividade ser executada do que a própria que trabalhará nela.

Quanto a isso, o gestor de TI deve ter confiança nos dados que foram passados, especialmente quando são passados por profissionais experientes.

Afinal, ao longo de vários projetos, especialistas em TI acumulam saberes sobre o tempo médio para entregar determinadas tarefas e os possíveis desafios de um projeto. Além disso, essa troca de informações gera um engajamento maior nos times de TI.

Utilize indicadores de desempenho

Durante um projeto de TI, o gestor deve utilizar várias formas de aferir o desempenho do seu time e identificar possíveis problemas no fluxo de trabalho. Isso permite que mudanças sejam feitas em tempo real, melhorando a aderência a prazos e otimizando o resultado do projeto.

Quanto a isso, uma das medidas que podem ser adotadas é o uso de indicadores de desempenho.

Basicamente, eles são vistos pelos gestores como uma maneira de aferir com mais precisão o impacto de medidas tomadas durante um projeto, além de identificar gargalos operacionais e definir como as metodologias adotadas estão melhorando a rotina de trabalho.

Nesse sentido, cada indicador deve ser definido de acordo com o perfil do empreendimento e dos profissionais que atuam no projeto.

Isso evita que o indicador projete um desempenho muito acima da capacidade do time ou impeça que o gestor possa identificar problemas. Em ambos os casos, os indicadores deixam de cumprir seu objetivo e passam uma visão incorreta sobre o desempenho dos profissionais.

E aí, gostou do nosso post? Quer ficar por dentro das principais novidades sobre tecnologia corporativa e rotinas de gestão de projetos de TI? Então aproveite para acompanhar nossos perfis no Twitter, Facebook e LinkedIn!