Como incorporar o Excel na sua rotina de trabalho?

Das aplicações de escritório mais utilizadas no mercado, o Excel é, sem dúvida, uma das mais importantes. Ferramenta indispensável para quem lida com cálculos e grandes volumes de dados, o Excel é ideal para otimizar a rotina de trabalho e tornar algumas atividades automáticas, dispensando o uso de calculadoras e outras ferramentas de dados.

Quem ainda não incorporou o Excel à rotina de trabalho deveria fazê-lo logo, afinal, trata-se de um dos aplicativos que fazem parte do pacote Office e está disponível em qualquer máquina que use o Windows como sistema operacional. Mas como utilizar essa ferramenta tão importante?

Excel na rotina de trabalho:

Tabelas

O próprio visual do Excel já leva os usuários a pensarem em tabelas. A ferramenta comporta tabelas de até 1 milhão de linhas por 16 mil colunas, ou seja, cabe muita informação aí. Você pode, por exemplo, criar tabelas para gerenciar um cronograma de trabalho.

Nas linhas, você insere as atividades a serem realizadas e nas colunas os dias da semana, preenchendo cada espaço com cores, números, letras ou qualquer outra forma que fique fácil de identificar qual é o seu prazo para entregar cada atividade.

Cálculos simples

Somar, diminuir, multiplicar e dividir são funções fáceis de realizar no Excel. Com elas você pode inserir uma grande quantidade de dados e ter os resultados em milissegundos, sem precisar da calculadora.

Imagine que você está iniciando seu próprio negócio e precisa controlar os investimentos realizados. Você pode criar uma tabela no Excel, com todos os dados detalhados, e acionar a função AutoSoma. Essa função indica, na célula selecionada, o resultado da sua operação. Você pode alterar os dados, inserir linhas e colunas, e a função continuará lá, realizando os cálculos matemáticos por você.

Outro exemplo para inserir o Excel na sua rotina de trabalho é na divisão de despesas. Tendo mais 2 sócios, você pode somar todas as despesas do empreendimento e realizar o rateio ao final, determinando quanto cabe a cada um.

Fórmulas complexas

O Excel também auxilia em cálculos complexos, como funções, logaritmos, estatísticas, entre outros. É claro que você vai precisar de um conhecimento mais aprofundado da ferramenta, entretanto, aos poucos é possível ir aprendendo como aplicar cada uma dessas funções para melhorar a sua rotina de trabalho.

Um dos usos que você pode fazer é no cálculo de metas de vendas ou indicadores de desempenho. Cruzando os dados entre linhas e colunas, você consegue determinar se está atingindo suas metas (previsto versus realizado) ou como andam os indicadores de performance do seu empreendimento, como produtividade, lucratividade e retorno sobre o investimento.

Banco de dados

Com o Excel você também pode criar bancos de dados para controlar informações de clientes, fornecedores, vendas etc. Para quem precisa manter um bom relacionamento, por exemplo, é possível inserir cada nome em uma linha e dados complementares em cada coluna, como idade, endereço, telefone, ticket médio, histórico de compras e outras informações valiosas.

Depois de pronto, você pode usar esse banco de dados para fazer etiquetas e malas diretas, mantendo uma comunicação constante e eficaz com clientes. Pode ainda importar essas tabelas para sistemas de automação de marketing, como MailChimp, CRMs e ERPs, facilitando a migração de dados para tecnologias mais robustas.

Controle de datas

Quem trabalha com contratos e tem que ficar alerta com datas de vencimento e renovação também pode fazer bom uso do Excel e reduzir o tempo despendido nesta tarefa. Com as funções de data, o Excel calcula automaticamente quantos dias faltam para determinada data ou quando cai o vencimento do contrato. Basta você informar a validade.

Além disso, é possível configurar alertas e lembretes, que ajudam a sinalizar quando determinada ação deve ser tomada. Uma célula com uma data de vencimento próxima pode ficar amarela e com uma data já ultrapassada pode ficar vermelha, facilitando seu trabalho.

Taxa de juros

Se você vende produtos a prazo e cobra juros dos clientes que atrasam os pagamentos, é perfeitamente possível configurar o Excel para que ele calcule automaticamente quanto cada cliente deve pagar. Esses dados podem ser atualizados dia a dia, facilitando o atendimento ao cliente e a prestação de informações em relação à dívida.

Em vez de ficar calculando juros na calculadora, você pode ter todos os dados atualizados e contribuir para que o financeiro também tenha um maior controle sobre as contas a receber e as informações de inadimplência.

Fluxo de caixa

Continuando nas funções financeiras do Excel, qualquer empresa, empreendedor ou pessoa física pode fazer seu controle de fluxo de caixa nesta ferramenta. Usando linhas versus colunas, você lista as receitas e despesas mês a mês e torna seu controle financeiro bem mais eficaz.

Com as funções de cálculo, você determina o saldo operacional e o saldo real das suas contas, faz projeções de receitas e despesas e planeja seus investimentos com muito mais segurança, tendo todas as informações disponíveis.

Conversão de moedas

Quem trabalha com várias moedas – como real, dólar e euro – pode fazer conversões rapidamente no Excel. Basta ter as cotações diárias de cada uma das moedas trabalhadas e atualizar uma planilha inteira com base nesses dados.

Imaginando que você comercialize um software em modelo SaaS, cujo valor é cobrado em dólares (ou seja, bastante variável), você pode calcular dia a dia quanto a empresa tem a receber. 2 centavos de diferença entre um dia e outro podem não parecer muito, mas quando vários clientes pagam no mesmo dia, faz uma diferença enorme.

Controle de informações

Você também pode usar o Excel para controlar informações textuais em vez de números. Por exemplo: se você dá aulas e quer saber se seus alunos foram aprovados ou reprovados, basta lançar todas as notas, informar qual é a média mínima para aprovação e automaticamente o Excel informará, na célula correspondente, aprovado ou reprovado.

Para dar mais charme ao seu controle, ele pode até exibir aprovado em verde e reprovado em vermelho. O mesmo é válido para vários outros tipos de controle, como de pagamentos, no qual o valor da célula pode vir representado pelos termos “em dia” e “atrasado”.

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