Aprenda como fazer planilhas no Excel

Incluído em 1993 no pacote Office da Microsoft, o Excel é o editor de planilhas mais popular do planeta. Versátil, com milhares de funções diferentes e simples de ser usado, o software é uma mão na roda para quem trabalha com planejamento. Mas você sabe como fazer planilhas no Excel?

Uma das grandes vantagens do produto da Microsoft é permitir que qualquer um possa criar suas planilhas de acordo com a sua necessidade. Obviamente, também existem funções mais complexas, que demandam cursos específicos para serem dominadas. Mas, em geral, o Excel permite que você crie tabelas simples para controle de diversos setores, tanto na sua vida pessoal quanto no seu trabalho.

Neste artigo vamos dar algumas dicas para que você possa extrair o melhor funcionamento do Microsoft Excel. Confira:

  Entenda como funcionam as linhas e colunas no Excel

O Microsoft Excel funciona com um sistema de linhas e colunas, muito funcional e prático. Na parte superior horizontal da sua tela, estão as letras que identificam a coluna. No lado esquerdo da planilha ficam os números, que nomeiam as linhas.

Quando você clica em uma célula, verá em um campo à esquerda, no alto, uma indicação do seu nome, que é junção da letra da coluna, com o número da linha. Portanto, se você clicou na oitava linha da coluna C, ela será nomeada pelo conjunto C8.

Isso é muito importante para que você inicie a formatação da sua planilha.

  Utilize as fórmulas disponíveis

Quando você utiliza o Microsoft Excel não é necessário realizar atividades repetitivas que acabam gastando horas para se montar uma planilha. Para isso, o programa disponibiliza uma série de fórmulas para que o próprio software faça cálculos para você, de forma automática.

   =Soma( )

A função de somatório faz parte das fórmulas básicas que você precisa saber para economizar seu tempo e com isso, você constrói uma planilha com muitos números, que precisam ser somados, em vez de fazer as contas na mão, todas as vezes que for necessário, você pode programar a função soma para fazer as contas para você. Ela pode ser utilizada de diversas formas:

• Você pode escolher um intervalo de células para somar todos os valores contidos nelas, por exemplo =Soma(A1:A50). Nesse caso, você somará todos os valores contidos nessas células.
• Ou então, é possível selecionar valores de diversas células sem um intervalo contínuo, como =Soma(A1;B12;C70). Nesse caso, você poderá também pressionar “ctrl” e selecionar com o mouse todas as células que você deseja somar.

   =Somase e =Somases

Com essas funções você poderá selecionar os valores do intervalo desejado. Assim, por exemplo, você pode somar somente os números pares, como em =soma(A1:A150; par) ou, então, de acordo com intervalos numéricos, por exemplo, =Somase(A1:A150; =>100).
Com o =somases, você pode acrescentar diversas condições para a seleção. Por exemplo, na fórmula =Somases(A1:A150; >=50; par), você impõe duas condições: o número deve ser maior que 50 e ainda ser par. 

   =Se

Essa função é essencial nas tarefas administrativas. Por exemplo, você fez um programa de incentivo de vendas na empresa. Eles ganharão um bônus caso tenham ultrapassado R$ 10.000,00 em vendas, e para isso, o Excel pode ser usado para facilitar o seu trabalho:

• Na coluna 1, insira o nome dos funcionários;
• Na coluna 2, os saldos de vendas;
• Na coluna 3, quais são elegíveis e quais não.

Então, na terceira coluna, você pode utilizar a fórmula =se da seguinte maneira para, assim,ter todos os funcionários que podem ou não ganhar o bônus:

• Insira a fórmula =se(
• Depois, selecione as células para analisar mais a condição =se(B1:B50>=10.000, por exemplo;
• Coloque a denominação do valor verdadeiro entre aspas, após separar por “ponto e vírgula”. No caso, a denominação do valor verdadeiro é “elegível” (você pode substituir por qualquer nome como “aprovado”, “promovido”, ou qualquer sinônimo preferível). Ficaria, portanto, do seguinte modo: =se(B1:B50>=10.000;”elegível”;
• Por fim, adicione a denominação dos valores falsos e feche os parênteses: =Se(B1:50>=10.000;”elegível”; “não elegível”). 

   =Cont.se

Vamos continuar com o exemplo anterior. Agora, você deseja ver se o seu programa de incentivo foi um sucesso. Assim, você precisará saber quantos funcionários atingiram a meta e quantos não.
Então, você utilizará a fórmula de contagem, que diz quantas células em um intervalo atingiram a condição imposta. A fórmula é construída da seguinte maneira:

• Insira a função e o intervalo de células. Por exemplo, =cont.se(C1:C50
• Então, insira a condição após separar por “ponto e vírgula”: =cont.se(C1:C50; “elegível”).

Essa ferramenta foi desenvolvida para solucionar os problemas diários que temos ao lidar com dados! Dominando essas fórmulas do Excel, você executará tarefas administrativas e organizacionais com maior facilidade.

  Formate os números de acordo com o objetivo da planilha

Se você estiver construindo uma planilha na qual, em algumas células, digitará porcentagens, você não precisa repetir o símbolo de percentual repetidamente. Basta formatar as células para que o programa entenda que, naquele local, sempre que você digitar um número ele deverá convertê-lo em porcentagem.

O mesmo vale para acréscimo de casas decimais, moedas, datas, etc.

  Crie cabeçalhos

Para que sua planilha fique bem organizada, crie cabeçalhos em cada célula, no alto da planilha. Isso será muito importante se você estiver fazendo uma planilha com muitas linhas e colunas. Aproveite também para utilizar a função de filtrar: por meio dela, quando você seleciona um cabeçalho, consegue ir direto para a linha desejada, sem precisar ficar procurando na página toda.

  Se precisar, integre a sua planilha a outros programas

Uma função muito útil do Excel é que ele permite que suas planilhas possam ser exportadas para outros programas da Microsoft, como o Word, por exemplo. E, da mesma forma, se você tiver uma planilha criada no editor de textos, pode exportá-la para o Excel, ganhando mais recursos para editá-la.

Não deixe de pesquisar mais a fundo sobre o programa e, se possível, faça um curso online sobre o produto. Você vai ver como ele pode lhe ajudar!

  Montagem de gráficos

A organização de informações de uma maneira mais visual para quem está interessado no conteúdo gera vantagens estratégicas e possibilita eficiência no trabalho. Uma maneira de fazer isso é montando um gráfico. 

Com a ajuda do Excel, existe a possibilidade da montagem de gráfico dos mais diversos formatos, variando de preferência pessoal. Os formatos diferenciados ajudam no entendimento dos dados e informações apresentadas, facilitando a leitura. Para fazer isso é muito simples:

• No Excel, selecione as informações que pretende inserir no gráfico;
• Depois, será necessário acessar a guia “Inserir” e buscar o grupo “Gráficos”, para então escolher o modelo que será utilizado;
• Em seguida, use as “Ferramentas de Gráfico” para adicionar os elementos necessários, como títulos e rótulos, assim como alterar o design, layout ou formato do gráfico.

  Principais atalhos

O Excel oferece recursos de adição de células, edição, fórmulas e muito mais. São dezenas de funcionalidades que auxiliam desde grandes empresas até estudantes que precisam se organizar nos estudos. Os atalhos do programa envolvem todas essas atividades, e fica bem mais fácil memorizá-los se você souber quais grupos de atalhos se referem a quais ações.
Pelo programa ser uma das ferramentas mais utilizadas nos escritórios, a praticidade sempre tem que estar envolvida. Por esse motivo, ao invés de ficar procurando e clicando em cada ferramenta toda vez que seu uso for necessário, basta usar o teclado e seguir essas dicas de navegações básicas, que vão agilizar os processos:

• Abrir uma planilha nova: Ctrl + A;
• Salvar uma planilha: Ctrl + B;
• Fechar uma planilha: Ctrl + W;
• Ir para a página inicial: Alt + C;
• Copiar: Ctrl + C;
• Recortar: Ctrl + X;
• Colar: Ctrl + V;
• Desfazer última ação: Ctrl + Z;
• Ir para a guia de dados: Alt + S;
• Ir para a guia Exibir: Alt + K;
• Ir para a guia Inserir: Alt + T;
• Ir para a guia de layout: Alt + P;
• Ir para a guia de fórmulas: Alt + N.

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