Veja como fazer controle de estoque com o Excel

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O Excel é um programa do Microsoft Office utilizado em todo o mundo para editar e desenvolver planilhas.

A plataforma de interface simples possibilita ao usuário milhares de funções, que vão desde uma simples soma até a criação de programas e Macros (sequência de comandos e funções armazenados em um módulo de VBA para desempenho de tarefas e funções) de alta complexidade.

Esse programa, que pode ser considerado um dos mais famosos do mundo, pode ser aplicado em todas as empresas, para o controle de processos, estoque, funcionários, contas e uma infinidade de outras tarefas.

Para ajudá-lo a desenvolver um setor de suprimentos com grande eficiência, separamos neste post como fazer o controle de estoque em no Excel. Confira a seguir!

Cadastro de itens e produtos

Para que uma empresa consiga realizar o controle de estoque no Excel, o primeiro passo é criar uma aba na planilha para registrar todos os itens e produtos, ou seja, um banco de dados.

Devem-se inserir os itens de acordo com um padrão de descrição e informações. Isso facilita o trabalho futuro e a coleta de dados. Caso os produtos não possuam um código ou um número de série, é aconselhado que seja criado um.

É importante lembrar que todas as vezes que novos produtos forem inseridos na empresa, o cadastro deles deve ser feito. Somente assim será possível controlá-los.

Registro das quantidades iniciais

Depois de devidamente registrados todos os produtos, é necessário que seja feito um apontamento da quantidade inicial dos itens. Esse apontamento pode ser feito em uma aba que apresente a quantidade do estoque ou até mesmo na aba em que foi realizado o cadastro dos itens.

Obviamente, para controlar o estoque é necessário saber qual é quantidade inicial, somente assim será possível monitorar todas as entradas e saídas e ter conhecimento de quando novos pedidos devem ser feitos. Além disso, eliminam-se as chances de clientes procurarem por itens que não estejam disponíveis.

Apontamento de entradas e saídas

Com os itens registrados e conhecendo quais são as quantidades de cada um deles, chegou o momento de fazer realmente o controle do estoque. Para que ele seja feito todas as movimentações nos suprimentos da empresa devem ser registradas. É aconselhado que sejam inseridos todos os dados como: produto, data de saída ou de entrada e a quantidade movimentada.

O controle do estoque no Excel só pode ser feito com eficiência se todas essas informações forem devidamente registradas. Caso contrário, os dados apresentados na planilha não condirão com o que realmente existe no estoque.

Controle do estoque

Apontadas as saídas e as entradas no estoque, agora é a hora de visualizar o que a empresa possui realmente armazenado. O cálculo para controle do estoque é muito simples, basta somar as entradas à quantidade inicial previamente registrada e somar todas as saídas, subtraindo-as do estoque.

Na planilha são realizadas essas contas de forma automática por fórmulas ou macros, assim, têm-se todas as informações referentes ao estoque da empresa.

Acompanhamento do estoque

Por último, o Excel permite que o usuário faça diversos acompanhamentos. Por meio de filtros e fórmulas que buscam valores, consegue-se visualizar quais são os itens que carecem de reposição ou estão com estoque baixo.

É possível também por meio de gráficos, acompanhar a tendência de consumo dos itens armazenados e também quais são aqueles que possuem maior demanda.

Outro detalhe que o Excel permite é a criação de alertas ou a mudança de cores ou tonalidades dos itens que carecem de reposição. Assim é possível se ter um controle total de todo o estoque da empresa.

Agora você já viu o que precisa para fazer o controle do estoque no Excel. Para aplicar esse monitoramento da sua empresa e também aperfeiçoar diversas outras áreas, não deixe de conhecer mais sobre o Excel!