Veja como organizar os estudos com o Excel

Sem dúvidas, se estruturar no dia a dia para estudar é uma tarefa desafiadora. Infelizmente, muitas pessoas não conseguem realizar as atividades necessárias devido à falta de planejamento — preparar reduz bastante os imprevistos que podem atrapalhar a sua rotina.
Existem algumas formas descomplicadas de montar um plano de estudos. O Excel, por exemplo, é prático e, por esse motivo, muito eficiente nessa organização. Entender como organizar os estudos com o Excel é uma excelente solução para conseguir ter mais produtividade na hora de estudar. Afinal, com um cronograma estabelecido de forma clara, fica mais fácil identificar quais são as prioridades do momento.
Entenda, a seguir, como utilizar essa ferramenta para otimizar seu tempo e ter um ótimo rendimento!

O que é o Excel?

O Excel é um software que faz parte do pacote básico da Microsoft e que, muito provavelmente, já está instalado no seu computador. A ferramenta contém planilhas eletrônicas cuja finalidade é fazer cálculos automaticamente.
Apesar de algumas pessoas acharem que somente alguns profissionais conseguem mexer no Excel, não é bem assim. Qualquer pessoa, desde que esteja disposta a aprender, pode adquirir habilidade com o programa — que não é nada complexo.
Além do mais, ele disponibiliza uma série de recursos eficazes que contribuem não só para a realização de cálculos, mas para a otimização de tempo. Por esses motivos, utilizar o Excel como ferramenta de estudo é uma ótima alternativa para aprender cada vez mais e melhor.

Por que montar um plano de estudos no Excel?

É evidente que montar um plano de estudos ajuda a ter mais foco, pois, ao criar metas mensais, semanais e diárias, fica mais simples enxergar como alcançar o objetivo principal.
Esse propósito pode ser passar em um concurso, no vestibular ou até mesmo melhorar a performance na escola para passar de ano. Se você planeja, consegue entender, com clareza, quais ações diárias são importantes para atingir o seu propósito.
Além disso, o Excel pode ajudar a evitar o retrabalho. Caso aconteça um imprevisto na sua rotina ideal de estudos — e eles sempre acontecem —, com alguns cliques você consegue atualizar rapidamente toda a estratégia. Veja a seguir como organizar os estudos com o Excel.

Como organizar os estudos utilizando essa ferramenta?

Entenda a sua estrutura

As tabelas do Excel são divididas em retângulos chamados de células. Um grupo de células na vertical, uma abaixo da outra, é chamado de coluna; já um grupo de células na horizontal, uma ao lado da outra, é chamado de linha.
Além disso, o programa disponibiliza várias abas com essa mesma estrutura, que você pode usar no mesmo documento. Você pode separar, por exemplo, cada aba para um mês. Para adicionar uma nova aba, basta clicar em um sinal de adição no rodapé da planilha.

Escolha um título para o documento

Parece básico, mas dar um nome para cada arquivo que salvar é uma premissa básica de organização. Cada documento deve ter um título que apresente o objetivo que se deseja atingir. Exemplo: “Plano de estudos para o vestibular”. Dessa forma, você vai encontrar as informações que precisa rapidamente.
Essa é uma maneira de otimizar seu tempo no momento de buscar as informações que precisa. Portanto, mantenha cada arquivo devidamente identificado com o seu respectivo nome. Caso contrário, você perderá alguns minutos para localizar o que precisa.

Encontre uma lógica para as abas

Outra forma de utilizar as abas mantendo a relação entre elas é separá-las em uma planilha mais genérica, envolvendo as atividades da semana inteira, por exemplo, e, nas demais, separar uma aba por dia com uma planilha mais detalhada.
Exemplo da primeira aba: Planilha “Rotina de tarefas semana 1 Janeiro”
Estudar matemática pela manhã
Estudar português à tarde
Exemplo da segunda aba: Planilha “Rotina de tarefas segunda-feira”
8h: acordar;
8h30: tomar café da manhã;
9h: estudar Matemática;
10h: intervalo;
13h: estudar Português.
Outra forma de se organizar é estabelecer uma relação entre os conteúdos de cada matéria e os dias do mês até a data da prova, para não se perder. Exemplo de uma aba:

Planilha “Cronograma de Matemática”

04/04: estatística e probabilidade (análise combinatória — permutação);
06/04: estatística e probabilidade (análise combinatória — fatorial);
08/04: estatística e probabilidade (análise combinatória — arranjo simples);
10/04: análise combinatória (revisão e exercícios).

Na outra aba, a planilha “Cronograma de Português”

04/04: gramática;
06/04: concordância verbal;
08/04: interpretação de texto;
10/04: o uso dos pronomes demonstrativos.

Lance todas as informações

Experimente o formato que você terá mais facilidade para ler e compreender as informações. Dica: ordene o item com mais informações em colunas e, os demais, em linhas.
No exemplo anterior, a planilha “Rotina de Tarefas” terá os dias da semana dispostos em linha e os intervalos de horários, em colunas. A célula de encontro das duas informações será preenchida com a atividade correspondente.

Integre as informações das planilhas

Você pode fazer isto por meio das fórmulas que o Excel disponibiliza, que valem tanto para cálculos numéricos, quanto para informações qualitativas. Assim, se você altera um dado, os demais dados vinculados a ele serão recalculados automaticamente.

Utilize o filtro automático

Caso precise filtrar uma informação de maneira rápida, é recomendado utilizar o recurso do filtro automático. A principal vantagem dessa opção é a facilidade de aplicá-la em qualquer planilha. Dessa forma, a busca de qualquer dado fica muito mais ágil, sem a necessidade de utilizar fórmulas e códigos.
Basta clicar no ícone do funil, denominado como “filtro”, para que, automaticamente, uma seta com um buscador apareça nas colunas. Isso simplifica a busca e a manipulação das informações.

Crie um calendário

Outra forma de se organizar é criando um calendário: ao clicar em “Arquivo” e selecionar “Novo”, você encontrará alguns modelos prontos disponíveis na ferramenta. Você pode clicar em “Calendário Acadêmico”, por exemplo, para ter acesso ao template e montar o seu cronograma de forma simples. É como se fosse uma agenda de estudo.
Outro exemplo de aplicação é utilizar uma planilha geral para planejar o semestre e um calendário para cada mês, que funciona como um cronograma mensal.

Aplique a fórmula de preenchimento automático

Para ajudar ainda mais na otimização de tempo, existe um recurso no Excel bastante eficiente. Em vez de preencher cada célula de forma manual, com essa ferramenta é possível inserir todas as informações de uma única vez.
Basta clicar na célula que deseja copiar, na parte inferior direita, e arrastar a caixa de seleção até preencher as células pretendidas. Depois, solte o mouse e o programa vai replicar o conteúdo, completando as células conforme a primeira selecionada.

Utilize a seleção rápida

Se você precisa selecionar uma parte da tabela ou o documento todo, pode utilizar esse recurso para ser ainda mais rápido. Assim, você terá mais tempo livre para se dedicar às tarefas mais importantes.
Com apenas um clique, você pode selecionar uma planilha inteira. Existe um botão no canto superior esquerdo, na interseção entre a linha 1 e a coluna A, que possibilita selecionar, de uma só vez, toda a tabela.

Adicione comentários

Quando se trata de um plano de estudos, sempre há algumas informações complementares que precisam ser adicionadas. Por essa razão, utilize os comentários, adicionando-os às células.
Ao clicar com o botão direito do mouse em cima da célula, você encontrará a opção “Inserir comentário”. É como se fossem blocos de notas que utilizamos em nosso dia a dia como lembretes.
Depois de inserir um comentário, a célula ficará com um botão vermelho no canto superior direito e, ao passar o mouse sobre ele, a informação que você acrescentou será visualizada.

Experimente a transposição avançada

Caso você precise converter linhas em colunas ou vice-versa, é possível aplicar essa alteração em poucos instantes. Primeiro, você precisa selecionar o número de células e colunas correspondente ao número que pretende deslocar. Se a tabela é formada por duas colunas e cinco linhas, por exemplo, é preciso selecionar as células no formato de cinco colunas e duas linhas.
Depois que as células estiverem selecionadas, digite o nome da função “TRANSPOR (X:Y)” – a letra “X” representa a primeira célula do canto superior esquerdo da tabela e a letra “Y”, a última célula do canto inferior direito.
Assim, a tabela será imediatamente alterada de acordo com a função aplicada. Contudo, qualquer alteração na planilha original modifica também os itens movidos para a nova tabela.

Use cores

Um plano de estudos perfeito também envolve o uso de cores e o Excel pode ser programado para preencher essas cores de maneira automática. Ao integrar as planilhas, programe também cores que para representar etapas concluídas.
Exemplo: programe as células para ficarem azuis a partir da data X e verdes a partir da data Y, o que significará que determinadas matérias já foram eliminadas (estudadas). Quer incentivo melhor do que este?
Como foi possível perceber, o Excel é um programa com muitas funcionalidades simples e recursos eficientes para ajudar na organização dos seus estudos e facilitar a sua rotina. Nele você encontra várias fórmulas e atalhos muito úteis para sistematizar o seu aprendizado.
Portanto, invista em qualificação para saber aproveitar o melhor que essa ferramenta oferece. Afinal, saber como utilizar esse software é uma competência que pode contribuir para que você se destaque no mercado de trabalho e a conquiste sucesso profissional.
Agora que você já descobriu como organizar os estudos com o Excel, que tal colocar prática? Aplique todas as dicas compartilhadas neste artigo e crie o seu plano de estudos agora mesmo!
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