9 dicas para gerenciar múltiplos projetos de forma eficiente

A área de tecnologia exige cada vez mais de seus profissionais. Se antes sua demanda era apenas por tarefas operacionais, hoje a gestão da TI afeta diretamente o sucesso de empresas, oferecendo soluções e estratégias de negócio baseando-se em inteligência, dados e transformação digital.

Esse cenário é uma nova oportunidade para crescer na área, dando mais relevância e valorizando o papel de perfis dinâmicos e inovadores. Por outro lado, também é um desafio por aumentar as responsabilidades de quem precisa gerenciar múltiplos projetos.

Quer saber como fazer isso e se destacar na carreira? Neste artigo, vamos dar 9 dicas de como você pode lidar com a questão de forma eficiente e produtiva. Confira!

1. Priorize o planejamento

Antes de tudo, precisamos destacar o quanto o profissional de tecnologia do futuro precisa ser estratégico. Dentro de uma rotina de múltiplos projetos, é impossível ter organização sem planejamento. Esse primeiro momento é dividido em levantamento de informações, avaliação de talentos e recursos disponíveis e o prazo para entrega de cada objetivo.

Não tenha medo de perder um pouco de tempo no planejamento. Quanto mais detalhado ele for, mais eficiente é a execução. Se possível, registre esse plano de forma clara e visual para todos os membros da equipe, contemplando os múltiplos projetos e de que forma eles vão se conectar nas próximas semanas.

E, claro, não custa reforçar: siga o plano a risca! Disciplina permite não só executar o que foi feito da forma combinada como deixa espaço para ajustes durante o percurso sem que isso atrapalhe todo o cronograma.

2. Melhore sua gestão de recursos

Um dos maiores problemas de projetos mal estruturados dentro das empresas é a escassez de recursos necessários quando já estão chegando ao fim.

Isso acontece muito por culpa de um mal planejamento, mas também da falta de um controle mais rígido durante a sua execução.

Gerenciando múltiplos projetos, isso é ainda mais importante. É preciso garantir que softwares, sistemas, ferramentas, tempo e dinheiro estejam disponíveis do início ao fim — sem atrapalhar, assim, a operação rotineira da empresa e entregando o que foi prometido quando e como foi planejado.

3. Invista em tecnologia

Hoje existem vários sistemas de gestão de projetos e gerenciamento de times que podem facilitar a sua vida na hora de comandar o seu trabalho ou de sua equipe.

O Trello e o Slack são exemplos famosos que, quando usados em conjunto, facilitam o seu controle. Soluções assim permitem o alinhamento de times, a visualização clara de tarefas e responsabilidades e dão mais dinâmica ao equilíbrio produtivo entre vários objetivos simultâneos.

4. Hierarquize tarefas

Falando na conclusão de tarefas, nesse contexto podemos dizer sempre que priorizar é prioridade! O gerenciamento de múltiplos projetos precisa de uma abordagem menos linear, que dê preferência sempre ao que é mais urgente e impactante no seu sucesso.

Esse tipo de organização hierárquica pode ser feita desde a etapa de planejamento, mas é preciso espaço para reorganizar essa ordem dependendo de demandas e problemas que surgirem ao longo dos processos.

É possível priorizar tarefas no trabalho com um peso menor no tempo e nos grandes objetivos, dando ênfase ao foco e à produtividade na conclusão. A tecnologia também é importante para dar suporte nesse momento.

5. Adote uma metodologia ágil

Além da tecnologia, as metodologias ágeis são essenciais para estruturar sua produtividade e a gestão de times dentro de um cenário com projetos sendo executados em paralelo.

Existem vários exemplos que se encaixam em natureza de trabalho, perfis de produtividade, tipo e prazo de objetivos, etc. Alguns exemplos para que você pesquise mais a fundo são Kanban, Scrum e Design Sprint. 

6. Aposte em monitoramento de indicadores

Com o suporte de ferramentas tecnológicas e uso de automação na gestão de projetos, fica muito mais fácil para que você acompanhe a evolução de tarefas e processos utilizando indicadores de performance próprios para esse fim.

Esses KPIs podem envolver o monitoramento de tempo por tarefa, quantidade de entregas por dia, volume de retrabalho entre outras informações importantes para ajustar sua estratégia ao longo do caminho.

Assim como indicadores são a fonte de análises de uma empresa, você deve agir como uma na administração de projetos — seja por conta própria, seja comandando uma equipe.

7. Evite distrações

Esta é uma dica especialmente interessante para quem trabalha com múltiplos projetos sem contar com um time para auxiliar. Lidar com prazos, recursos e metas diferentes ao mesmo tempo já é complicado o suficiente. Tome cuidado para não perder o foco durante a execução e começar novos planejamentos, buscar outras soluções que não sejam relevantes ou simplesmente procrastinar muito.

Se seu planejamento precisa ser bem amarrado e apontar todos os objetivos para o mesmo lado, desviar do caminho o afastará de todos eles ao mesmo tempo.

8. Escolha bem a sua equipe e delegue

E agora uma dica para quem gerencia projetos e uma equipe para executá-los. O melhor time possível para lidar com múltiplas tarefas tem perfis variados de personalidade, de empatia, de produtividade e de comprometimento.

Montar um grupo eficiente e plural é o verdadeiro papel de liderança em TI, muito mais do que encontrar soluções tecnológicas. A prioridade é sempre quem vai fazer uso delas. Nesse sentido, é importante incentivar uma cultura de criatividade e proatividade. É ser um líder que forma líderes. 

Ainda mais pensando em gerenciamento de múltiplos projetos, centralizar todas as decisões em você vai transformar essa situação em um gargalo para a produtividade. Por isso, escolha pessoas capazes de analisar e decidir com a mesma eficiência que você e dê liberdade para que tomem suas próprias atitudes. Essa decentralização pode melhorar exponencialmente a qualidade do seu trabalho.

9. Invista em cursos na área para gerenciar múltiplos projetos

Quando analisamos todas as dicas que listamos aqui, não há muito segredo: você vai precisar de habilidades fundamentais para qualquer posição de liderança. Estamos falando de pensamento estratégico, planejamento, gestão de pessoas e alocação de recursos. Mas algumas dessas características precisam ser trabalhadas com foco diferente em um contexto de TI e tecnologia.

Portanto, busque cursos e certificados que sejam especializados nesse tipo de controle, com uma visão tecnológica de como abordar o desafio. Afinal, gerenciar múltiplos projetos vem se tornando quase que uma obrigação para profissionais na área que querem crescer na carreira. Trabalhar essas habilidades em você é um investimento com muito retorno no futuro.

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