Como fazer a melhor gestão de orçamento de projeto?

Quem é um verdadeiro líder sabe: a liderança vai muito além de “mandar fazer”. Um boa gestão, seja de uma empresa, de um departamento ou de um projeto específico está associada à produtividade. Conseguir alcançar os melhores resultados com aquilo que está disponível. E, muitas vezes, do ponto de vista do orçamento, não existe espaço para errar.

Você vai conhecer 5 dicas de como gerenciar melhor o orçamento de um projeto!

Ativos vs. Recursos

O primeiro passo para uma boa gestão é conhecer o que você tem disponível para executar aquela tarefa. Na maioria dos casos, as lideranças costumam encarar o orçamento como um dos recursos disponíveis.

O problema dessa abordagem é que pode desconsiderar outras ferramentas que podem ser usadas para aumentar a produtividade. Tanto as pessoas, as habilidades dos funcionários, os equipamentos e os softwares são exemplos do que pode e deve ser considerado. Tudo isso é classificado como “ativo” e conhecer cada detalhe da equipe e do contexto em que seu projeto está inserido faz parte de uma gestão mais eficiente.

Cada coisa em seu lugar

Agora que você já conhece detalhadamente os ativos disponíveis para a execução de um projeto, é preciso realocá-los da forma mais adequada. Uma análise cuidadosa permite definir qual empregado é mais adequado para fazer qual parte do processo. Pessoas mais extrovertidas para relações interpessoais, funcionários com capacitações mais específicas para tarefas que exigem conhecimento compatível e assim por diante.

Nem toda quantidade do mundo pode ser suficiente…

…se você não levar a qualidade em consideração. O velho ditado “duas cabeças pensam melhor do que uma” nem sempre é verdadeiro. Se uma pessoa foi mais capacitada e executar um trabalho com uma qualidade melhor, talvez nem seja necessário reforço.

É comum ver empresas realizando a chamada “força-tarefa” para executar um projeto que não evolui. Essa estratégia, sem uma atenção redobrada à qualidade do “reforço” ou mesmo um investimento na qualidade da equipe que já está trabalhando no projeto, pode ser um grande tiro no pé.

Para ter retorno, é preciso investir

Depois de conhecer seus ativos, realocá-los da melhor forma possível e levar a qualidade em consideração, uma última análise é importante antes de começar a execução do projeto: alguma está faltando?

Em outras palavras, é preciso verificar criteriosamente a necessidade de se investir em capacitação ou aquisição de ativos. O que, em um primeiro momento, pode parecer um assalto desnecessário ao orçamento, na verdade, é uma medida preventiva. Investir em um ativo mais adequado significa economizar tempo ou ganhar em qualidade na execução do projeto o que, no final das contas, traz reflexos positivos até mesmo para as contas.

4 perguntas para uma gestão de orçamento campeã

1. Que qualidade e quantidade de ativos estão disponíveis para executar meu projeto?
2. Quais são os pontos fortes dos meus ativos?
3. Quais são as habilidades e conhecimento que os ativos trazem para o projeto?
4. E que parte do projeto cada ativo pode agregar mais valor?

Quando você está lidando com um projeto complexo, é importante valorizar os ativos com um conjunto maior de habilidades e com alto nível de qualidade.

Isso porque todo o processo de execução, independentemente da área em que o projeto está sendo executado, irá trazer uma série de desafios, sendo necessário ter um leque de ativos com uma boa variedade e flexibilidade, sem perder na qualidade.

O que vale para uma equipe, vale para você

O importante de usar o conceito de “ativos” para entender o que você tem à disposição na hora de gerenciar o orçamento de um projeto é que isso torna os conceitos aplicáveis para grandes equipes, pequenas ou mesmo para projetos executados só por uma pessoa.

Nesse último caso, seus ativos serão as ferramentas físicas e virtuais que você dispõe, além dos contatos e seus próprios conhecimentos e habilidades. O que não invalida nada do que foi dito nesse post!

Para melhorar o gerenciamento de um orçamento, o foco da liderança tem sempre que ser a produtividade. Para isso, é preciso olhar para os ativos disponíveis e quais você necessita e não tem.

Descobrir os pontos fortes do que está ao seu alcance e trabalhar para que cada ativo esteja exercendo aquilo que faz de melhor. O mais importante é conhecer suas forças e fraquezas na hora de executar um projeto.

Qual é o seu processo para gerenciar projetos? O que você acredita que pode ser melhorado? Tem alguma dica que não está no artigo e gostaria de compartilhar? Deixe seu comentário abaixo.