Microsoft Access: entenda o que é

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O Access faz parte do Microsoft Office, kit de programas de escritório da renomada Microsoft Corporation — empresa atualmente presidida por Satya Nadella.

O que é o Microsoft Access?

De forma sucinta, o Microsoft Access é um programa que auxilia na gestão de bancos de dados e possibilita a análise de grandes quantidades de informações, além de gerenciar dados relacionados de maneira mais eficaz do que o Excel ou outros softwares da categoria.
É importante notar que ele não está presente em todas as versões do Microsoft Office, portanto, ao planejar a compra, deve-se verificar qual pacote o inclui, no caso de ser um software necessário para suas tarefas.
Por meio desse programa, os usuários podem utilizar um conjunto de ferramentas que tornam possível desenvolver, organizar e atualizar soluções de dados de forma completa e personalizada. Essas ações ajudam desde programadores com vasto conhecimento até usuários sem experiência na área.
O Access também auxilia no desenvolvimento de bancos de dados atualizados que abranjam o ambiente web e garantam, ao mesmo tempo, a retrocompatibilidade e a compatibilidade posterior com fontes de informação por meio do tradicional recurso de banco de dados.
Isso é feito com ferramentas típicas da internet, como as páginas web dinâmicas e a linguagem XML (eXtensible Markup Language).

Principais funções

O Access é composto por sete componentes principais: tabelas, relacionamentos, consultas, formas, relatórios, macros e módulos. A seguir, mostraremos uma breve visão geral sobre cada um desses recursos. Acompanhe!

1. Tabelas

As tabelas são os contêineres para o armazenamento das informações inseridas no banco de dados. Caso essa função não esteja configurada da maneira correta, com os relacionamentos certos, o banco de dados pode ficar lento, dar resultados incorretos ou reagir de maneira inesperada.
Uma tabela que possui dados se parece um pouco com um quadro do Microsoft Word ou uma planilha do Excel, quando estão abertas. Da mesma forma que os demais aplicativos de planilhas, as tabelas do Access possuem linhas e colunas.
Cada uma das colunas terá um título na parte superior e cada uma das linhas representará um registro diferente.

2. Relacionamentos

De forma resumida, um relacionamento é um laço criado entre as tabelas. Ele junta quadros que possuem elementos associados.
Para que isso seja feito, há um campo em cada tabela ligando a outra que possua os mesmos valores.

3. Consultas

São formas de manipular os dados para exibi-los em um relatório ou formulário. As consultas podem classificar, agrupar, filtrar, atualizar ou excluir dados, unir tabelas, entre outras funções. As possibilidades são imensas. A linguagem utilizada para a consulta no banco de dados do Microsoft Access é a SQL (Structured Query Language).

Apesar da integração com o SQL, nos estágios iniciais de aprendizagem do Access, não é necessário saber utilizar a linguagem, visto que o programa escreve os comandos em SQL após o usuário dizer o que deseja fazer, por meio do modo Design da tela de consultas.

4. Formulários

Os formulários são a principal interface por onde os usuários podem inserir informações em um banco de dados, e os responsáveis por essa tarefa precisam, regularmente, interagir com essa interface. Para facilitar a execução das tarefas, o programador pode, inclusive, configurar os formulários para exibirem dados específicos, como uma espécie de filtro.
Por meio do uso das consultas, propriedades, macros e VBA (Visual Basic for Applications), a capacidade de incluir, editar e excluir informações também pode ser configurada. Além disso, os formulários podem ser desenvolvidos de forma a lidarem com informações específicas, de acordo com a necessidade de uso.

5. Relatórios

Os relatórios são o resultado da manipulação das informações inseridas no banco de dados do Access. Ao contrário dos formulários, não podem ser editados e destinam-se a ser usados para o envio de dados para outro dispositivo, como impressoras e fax ou, ainda, para outros softwares, como o Microsoft Excel ou Word.

6. Macros

Macros são um meio automático do Access executar uma série de ações para o banco de dados. O Access fornece uma seleção de ações que são realizadas na ordem que o usuário as insere.
Macros podem abrir formulários, fazer consultas, alterar dados de um campo ou até mesmo executar outras macros. Existem muitas possibilidades.

7. Módulos

Usuários avançados do Microsoft Access tendem a utilizar a linguagem VBA em vez das macros. Isso é possível graças aos módulos, que são a base da linguagem de programação suportada pelo Access e outros aplicativos da suíte Office.
É na tela de módulos que o usuário pode gravar o Visual Basic for Applications.

Persistência dos componentes

Todos os itens listados acima são persistentes; isso quer dizer que as alterações são salvas ao mover elementos entre os componentes e não quando o banco de dados é fechado, como ocorreria em um documento do Office Word, por exemplo.

Utilização no mercado

A adoção do Microsoft Access pelo mercado proporciona diversas vantagens. Veja alguns exemplos!

Redução de erros e inconsistências

Manter uma versão das informações com o nível de precisão disponível no Access proporciona um banco de dados mais consistente e limpo do que pode ser visto em tabelas do Excel, por exemplo.
Isso evita duplicidades, erros em números, nomes e e-mails de clientes e possibilita a obtenção de resultados mais precisos.

Maior produtividade

Como meio de aumentar a produtividade, se um indivíduo faz uma alteração em um único registro no banco de dados, é necessário que todos os outros usuários e fatores relacionados com aquele registro consigam notar a mudança.
Ao utilizar Excel, por exemplo, seria necessário alterar todas as ocorrências de um registro. Isso causaria uma grande queda na produtividade.

Controle e segurança

Bancos de dados proporcionam um local específico para o armazenamento, proteção e controle das informações. Com o Microsoft Access, é possível criptografar os dados do arquivo com senha.
Além disso, com informações presentes em um único banco de dados, é possível ter maior controle sobre o acesso à informação.

Melhores tomadas de decisão

Possuir uma única e padronizada fonte de dados permite que o responsável possua maior e melhor visão, facilitando o processo de tomada de decisões com base em relatórios e análises de banco de dados.
Também é importante notar que usuários familiarizados com planilhas de Excel poderão encontrar recursos semelhantes no Microsoft Access, somados às poderosas novas ferramentas para o gerenciamento de dados.
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