Sistema ERP: entenda o sistema de gestão empresarial

Não pode ler esse artigo agora? Ouça a matéria no Player abaixo

Sabemos que gerir todas as áreas de uma empresa exige bastante empenho. Nesse contexto, o mercado de tecnologia oferece várias oportunidades que permitem a automação de alguns processos empresariais.
Um exemplo disso é o sistema ERP, software com o qual é possível ganhar ainda mais produtividade na rotina de trabalho — o que reflete no atendimento às necessidades dos clientes, que estão ainda mais criteriosos na escolha de produtos e serviços.
Neste post, você vai descobrir tudo sobre esse sistema e por qual motivo ele deve ser utilizado nos dias de hoje. Continue a leitura e confira!

O que é o sistema ERP?

A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, ou seja, Planejamento de Recursos Empresariais. O sistema ERP é um software de gestão capaz de reunir todas as áreas de uma empresa. Assim, ele facilita o fluxo de informações dentro de uma organização.
É uma forma de compartilhar os dados de cada setor da empresa, pois trata-se de um sistema integrado de gestão com vários módulos. Portanto, os diferentes setores permanecem interligados e, consequentemente, a troca de informações entre eles se torna mais eficiente.

Como funciona um sistema ERP?

O software é composto por módulos e cada área da empresa representa um deles. Assim, a comunicação entre as equipes fica mais fluida, o que favorece muito o dia a dia da empresa. Além disso, são inúmeras as possibilidades para descomplicar os procedimentos.
Vamos imaginar, por exemplo, que esse sistema identifica que determinada peça já foi para a linha de produção e, portanto, saiu do estoque. Imediatamente, o setor de compras será atualizado sobre a ausência dessa peça no depósito. Outra possível situação é: a área de marketing constata que um produto está ocioso no estoque por muito tempo e, então, ela pode tomar providências, como criar uma campanha para promover esse produto.
A maior parte dos sistemas disponíveis no mercado investe em software na nuvem. Isso quer dizer que não é necessário instalar nenhum programa no computador e, assim, correr o risco de perder informações. O backup é imediato e isso facilita muito a gestão empresarial. Portanto, todos os departamentos são rastreados, o que é muito positivo para criar um padrão e tornar o cotidiano do trabalho mais dinâmico.

Qual a importância do sistema ERP?

A transformação digital é uma realidade que toma conta das empresas e a tendência é que isso aumente cada vez mais. Nesse cenário, é fundamental utilizar os recursos como verdadeiros aliados.
Uma forma de fazer isso é utilizar um sistema de gestão integrado capaz de simplificar o gerenciamento dos processos da empresa. Ao implantar esse software, as empresas serão mais ágeis na tomada de decisões importantes para o negócio.
Esse dinamismo se faz cada vez mais necessário nos dias de hoje e é possível apenas quando os dados estão reunidos em um só lugar, de forma segura e de modo que todos os envolvidos na empresa tenham acesso rápido.

Qual é a sua relação com a segurança da informação?

De fato, as empresas estão passando pelo processo de digitalização e apostando no armazenamento em nuvem. Isto é, o armazenamento de dados acontece no ambiente online, o que proporciona mais agilidade e também segurança, pois existem mais ferramentas para garantir a segurança da informação. E, caso aconteça qualquer problema com os equipamentos da empresa, os dados não se perdem.
Outro fator que influencia na segurança é uma criptografia apropriada para assegurar proteção aos dados do software. Desse modo, mesmo que um impostor invada o sistema, as informações estarão preservadas, pois ele não conseguirá visualizá-las.
Aliado à criptografia está o firewall, que funciona como um bloqueio, rastreia a comunicação entre os setores e realiza de maneira frequente a fiscalização desse fluxo. Sendo assim, diante de uma invasão maliciosa, o sistema sinaliza instantaneamente a tentativa de invasão, impede a conexão e, consequentemente, o acesso do criminoso ao banco de dados.
Outro fator que aumenta a segurança das informações armazenadas é o acesso restrito. Apenas funcionários e gestores devidamente registrados pelo sistema podem ter acesso aos dados. Com isso é possível monitorar quem acessou determinado arquivo e em qual horário aconteceu.
Portanto, algumas práticas aliadas ao sistema ERP protegem ainda mais os dados da empresa e evitam drasticamente que pessoas mal-intencionadas consigam acessar as informações da organização.

Como o software de gestão é dividido?

O sistema de gestão integrado geralmente é dividido em módulos equivalentes aos setores da empresa. De maneira geral, ele é separado nas seguintes partes: apresentação, processamento lógico e armazenamento.
Na apresentação, é preciso preencher os formulários com as informações que serão integradas ao sistema. Ou seja, todas as informações sobre a empresa devem ser inseridas nessa interface. Esses dados precisam ser transmitidos ao sistema e é isso que acontece quando eles são processados. No processamento, essas informações são recebidas e encaminhadas a todos os setores.
Ele é responsável por responder o usuário em determinada solicitação ou guardar a informação. Depois dessa etapa de processamento, os dados chegam na fase de armazenamento.

Nesse estágio, as informações são inseridas em um banco de dados para que eles sejam acessados a qualquer momento. Na maior parte das vezes, o sistema oferece a possibilidade de exportar essas informações para um arquivo em PDF, por exemplo.   

Quais são os benefícios de um sistema ERP?

Agora que você já descobriu o que é um sistema ERP, entenda a seguir quais são as principais vantagens em adotar esse software de gestão.

• Retorno mais ágil

Sem dúvidas, implantar esse sistema permite que o negócio tenha um poder de resposta muita mais eficiente. Especialmente nos dias de hoje, em que os consumidores exigem um retorno rápido — esse é um aspecto fundamental.
Vamos imaginar que, ao contratar essa solução, a empresa consegue inserir com rapidez e precisão todos os preços da matéria-prima utilizada na produção dos seus produtos. Todos os cálculos adequados ficam reunidos em um só lugar, o que simplifica bastante a cotação de preços.
Assim, quando um potencial cliente solicitar um orçamento, a empresa terá condições de responder rapidamente à solicitação, recorrendo às informações armazenadas no sistema.

• Redução de custos

Outro benefício em contratar esse software é a redução drástica de custos dentro da organização. As compras realizadas são, de fato, necessárias, pois se baseiam nos dados que o sistema aponta. Se antes a empresa realizava compras desnecessárias por não ter um controle exato de materiais presentes no estoque, agora o cenário é outro.
Com o sistema, é possível controlar o estoque de produtos e evitar gastos indevidos. Afinal de contas, a empresa investe somente nas peças que precisa e não desperdiça dinheiro.
Além do mais, os pedidos podem ser realizados mediante a demanda do cliente, ou seja, ao acessar o sistema, o responsável pelas compras pode efetuar um pedido apenas da matéria prima necessária para atender o cliente e, assim, evitar a perda de materiais.

• Controle de produção

Acompanhar o que está sendo produzido é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Esse monitoramento permite, inclusive, detectar as sobras para reaproveitar esses materiais em outros pedidos. Além de ter esse controle do processo de fabricação, a empresa também consegue reduzir a quantidade de resíduos.
O rastreamento da produção também é positivo, pois o gestor consegue acompanhar o número de horas produtivas. Essa é uma das alternativas para identificar gargalos que impedem a otimização de tempo. Desse modo, a organização poderá pensar em estratégias para aumentar a produtividade.

• Economia de tempo

Uma questão muito importante é o tempo gasto pelos funcionários na gestão dessas informações quando não se tem um sistema de gestão integrado. É praticamente impossível aliar os dados de todos os setores de forma correta e produtiva.
Por essa razão, automatizar alguns procedimentos é o melhor caminho para otimizar tempo da equipe. Assim, cada colaborador terá horas a mais para se dedicar às tarefas que também são fundamentais em cada setor.

• Auxílio na tomada de decisão

Diferentemente do que algumas empresas imaginam, tomar alguma decisão do negócio implica mais do que intuição. Felizmente, a mentalidade do mercado tem evoluído bastante e hoje já se fala na tomada de decisão com base em dados reais.
Isso quer dizer que, para ter uma gestão efetiva, o gestor precisa analisar dados antes de tomar qualquer atitude — e isso o sistema ERP oferece com maestria! A visualização de gráficos permite que o líder constate os maiores problemas e as fontes de soluções.
O software amplia a visão e fica mais fácil entender como estão os indicadores do negócio. Sabemos que monitorar os resultados com frequência é um dos melhores caminhos para solucionar os problemas e conquistar a excelência.
Com certeza, os clientes serão muito beneficiados com essa agilidade na tomada de decisão. Se, ao examinar o módulo do sistema que corresponde ao RH, a empresa perceber que está tendo problemas com uma alta rotatividade de funcionários, pode resolver a questão mais rapidamente.
Consequentemente, com um alinhamento cada vez melhor do negócio com o público interno, maiores são as chances de captar ainda mais clientes. Afinal, os consumidores estão em busca de empresas que tenham sinergia, comunicação entre a equipe e agilidade nas respostas.
Muito provavelmente será possível alcançar essa eficiência se os funcionários estiverem motivados, envolvidos com a cultura da marca e a rotatividade de colaboradores estiver cada vez menor.

• Redução de falhas

Inevitavelmente, as empresas estão suscetíveis a cometer erros. Contudo, isso não impede que algo seja feito para, ao menos, minimizar esse risco. A implantação do sistema diminui consideravelmente a possibilidade de errar no registro e no gerenciamento das informações.
Um trabalho manual oferece indiscutivelmente mais brechas ao erro. Além disso, a fluidez das informações evita um dos maiores equívocos: deixar o cliente esperar muito tempo.
Conforme já foi mencionado, os consumidores anseiam por um retorno rápido das empresas. Por esse motivo, é essencial utilizar o sistema, já que, caso o setor da produção abra um pedido, por exemplo, a equipe de vendas poderá utilizar os dados para emitir boletos e notas com mais agilidade.
Portanto, o cliente receberá um retorno muito mais eficiente do que se não houvesse comunicação entre as diferentes áreas da organização. Inclusive, essa é uma das razões que desencorajam as pessoas a comprar os produtos de uma empresa: a falta de alinhamento entre os setores.

• Integração

Uma das maiores vantagens em ter um software de gestão é a integração simplificada que ele oferece. É bastante comum assistirmos vários gestores administrando as informações do negócio por meio de planilhas no Excel. Entretanto, quando a empresa cresce, fica praticamente inviável manter essa situação.
O número de dados aumenta significativamente e isso prejudica a gestão e a comunicação eficaz entre as áreas do negócio. Por isso, o monitoramento integrado permite o acompanhamento de vários setores ao mesmo tempo. O responsável pelo setor financeiro pode ter acesso às informações do setor de compras de forma muito rápida.
É possível ter um controle sobre os fornecedores que ainda não foram pagos, por exemplo. Sem falar que o setor da produção pode se programar melhor para atender os pedidos quando tem acesso às informações imediatamente. Assim sendo, o gestor consegue unir as áreas da empresa, tornando o processo de tomada de decisão mais simples e efetivo.

• Flexibilidade

Outra possibilidade que o sistema ERP oferece é o poder de acessar os dados da empresa estando em qualquer lugar. O acesso remoto facilita a vida das pessoas e permite que os profissionais acompanhem todas as informações em tempo real. Além de agilizar o processo de decisão, ele simplifica a rotina de trabalho dos profissionais que estão em constante deslocamento.

• Padronização das informações

Outro benefício importante é a sistematização dessas informações dentro da empresa. Quando as informações são lançadas em um padrão e de forma manual, por exemplo, o negócio corre perigo! Os dados são verdadeiros ativos de uma corporação e, se não estiverem devidamente padronizados, podem causar ruídos na comunicação e até prejuízos financeiros.
Para evitar que isso ocorra, é fundamental que os dados estejam lançados adequadamente para que qualquer colaborador consiga compreender. Isso contribui para que as análises sejam mais precisas e, assim, gerem decisões mais acertadas.

• Transparência na comunicação

Como as informações permanecem centralizadas no sistema, os usuários podem monitorar as demandas de todos os setores. Isso gera mais transparência em todos os processos. Certamente, uma empresa que inspira confiança tende a ter funcionários mais engajados e mais clientes satisfeitos.

• Escalabilidade

O desafio de boa parte das empresas é lidar com um crescimento exponencial do negócio e, ao mesmo tempo, manter uma gestão eficiente. Afinal, quanto mais uma organização cresce, mais processos precisam ser gerenciados.
Nesse sentido, o sistema ERP oferece um grande benefício: a possibilidade de escalar. Ou seja, é plenamente possível ajustar o sistema a cada fase pela qual o negócio está passando. No início da empresa, é muito provável que não será necessário acompanhar muitas variáveis.

Porém, com o passar do tempo e o crescimento do negócio, as análises precisam ter mais profundidade. Logo, o software estará pronto para responder conforme às novas demandas que surgirem. O sistema SAP, que é um tipo de ERP, é um exemplo de solução que se integra perfeitamente a todas as áreas da empresa.

Quando contratar um sistema ERP?

Apesar de se adaptar à realidade de empresas dos mais variados segmentos de atuação, existem alguns sinais que indicam a necessidade de contratar um software de gestão. Conheça algumas delas a seguir.

A equipe perde muito tempo

O primeiro sinal é observar se os funcionários gastam muito tempo para realizar atividades que poderiam ser automatizadas. Se sim, é essencial investir nessa tecnologia, uma vez que ela auxilia bastante na otimização de tempo.

O gestor não consegue ter acesso aos dados

Sempre que necessário, o gestor precisa solicitar um levantamento manual dos dados, pois não tem acesso imediato a eles. Isso atrasa as decisões e faz com que as pessoas percam muito tempo para reunir todas as informações.

A empresa tem vários sistemas

Quando cada área do negócio utiliza um sistema diferente, fica muito complicado. O ideal é ter um sistema que reúna os dados de todos os setores em um só lugar. Assim, o processo de inserção e gerenciamento de dados se torna mais simples.

Os funcionários não têm informações exatas sobre o estoque

Outro sinal que indica a necessidade urgente de contratar um software de gestão é a equipe não conseguir identificar o estoque disponível. Essa dificuldade impacta diretamente a compra de novos materiais e o atendimento aos pedidos dos clientes.

Os colaboradores não trocam informações

Quando os funcionários têm dificuldade para extrair informações de outros setores, há um problema. Essa falha na comunicação prejudica o negócio como um todo e pode dar margem a inúmeros erros.

Os problemas demoram a ser diagnosticados

Em alguns casos, quando descobertos, os problemas já estão avançados e o gestor não tem um poder de resposta rápida. As situações não são resolvidas com facilidade e mais problemas são gerados, em virtude dessa demora no diagnóstico dos problemas.

Os clientes percebem a falta de alinhamento

É comum que os clientes percebam a desorganização entre os membros da equipe de uma empresa. Essa ausência de um alinhamento entre os setores afasta os consumidores. Afinal, quando a transmissão de informações entre os colaboradores se torna complicada, os clientes também são prejudicados.

Como contratar um sistema ERP eficiente?

Determine a sua necessidade

O primeiro passo antes de orçar a implantação de um software de gestão é definir quais são os objetivos da empresa com o sistema. Isto é, aquilo que necessariamente a organização pretende controlar de perto — o que pode variar de acordo com o segmento de atuação.

Solicite uma demonstração

Como o sistema é algo muito prático, além de ler sobre ele, é interessante pedir uma demonstração de como ele funciona. Algumas empresas oferecem alguns dias gratuitos com o treinamento para a empresa entender se as principais funcionalidades são realmente úteis para o negócio.

Entenda o nível de suporte oferecido

Outro aspecto fundamental para o sucesso de uma implantação é saber se a empresa oferece um suporte efetivo. Muitas vezes, o fornecedor oferece suporte somente por e-mail e a solicitação demora muito para ser atendida. Portanto, observe quais são as opções de contato que essa empresa disponibiliza para facilitar a solução de problemas, caso eles venham a acontecer.

Identifique se existe complexidade na implantação

É fundamental identificar o que será preciso modificar para realizar a implantação do sistema. Como isso impacta diretamente o fluxo de trabalho dos colaboradores, é indispensável entender como será feito esse processo. O ideal é que ele seja o mais simples e breve possível para evitar desperdício de tempo e dinheiro.
É preciso considerar, por exemplo, se os funcionários vão precisar de um treinamento e se é preciso comprar algum dispositivo ou o armazenamento do sistema será totalmente em nuvem, dispensando equipamentos. Todos os detalhes devem ser levantados para evitar conflitos futuros com o fornecedor.

Avalie a reputação do fornecedor

Muitas empresas se mostram muito eficientes no momento do fechamento de um contrato. No entanto, durante a prestação do suporte ao cliente, podem acontecer algumas decepções.
Para evitar que isso aconteça, existem algumas formas de minimizar o risco de contratar um serviço frustrante. A pesquisa sobre o fornecedor, por exemplo, oferece vários sinais sobre a maneira como ele lida com os seus clientes.
O site Reclame aqui é uma excelente fonte de pesquisa sobre a reputação das empresas. Nele, é possível digitar o nome da empresa e visualizar as principais reclamações sobre os mais variados pontos: atendimento, entrega, suporte, etc.
Dessa forma, a empresa se protege contra fornecedores desonestos (que, com certeza, podem gerar muitos problemas para o contratado).
Depois de passar por todos os tópicos abordados, ficou claro que a tecnologia é indispensável para as empresas que desejam permanecer no mercado de forma competitiva, não é mesmo!?
O nível da experiência dos clientes com as marcas será ainda mais elevado nos próximos anos. Isso faz com que os consumidores se tornem muito exigentes e, portanto, as organizações precisam se adaptar a esse cenário.

Uma das alternativas para se transformar e acompanhar o perfil desse novo cliente é extrair informações estratégicas dos dados. Certamente, isso será possível com a adoção de ferramentas como os sistemas de automação.

Agora que você já sabe do potencial transformador que o sistema ERP oferece para qualquer negócio, que tal se aprofundar no assunto? Baixe o nosso e-book e descubra tudo sobre o uso desses softwares indispensáveis para uma gestão inovadora!