Aprenda como fazer um Gráfico de Gantt no Excel

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O Excel é, sem dúvidas, uma ferramenta muito útil para qualquer profissional. Em empresas de todo o mundo, as pessoas usam o programa para tudo — desde como uma calculadora improvisada até para controlar e rastrear grandes produções.

Dada a onipresença do software, não é de admirar que tantas pessoas tentem utilizá-lo em tarefas para as quais o Excel não foi especificamente desenvolvido, como por exemplo fazer um Gráfico de Gantt.

Quem está familiarizado com o gerenciamento de projetos provavelmente já conhece os benefícios que essa ferramenta pode trazer. Os impactos que um cronograma mal dimensionado ou mal controlado pode infligir à qualidade e aos custos de um projeto são graves e o Diagrama de Gantt ajuda justamente a prevenir esses problemas.

Antes de falarmos em como fazer um Gráfico de Gantt no Excel, é preciso entender o que ele é para quem é útil.

Mas, afinal, o que é um Gráfico de Gantt?

O Gráfico de Gantt é uma forma de controlar o cronograma e os prazos para a execução das tarefas dentro de um projeto, deixando gestor e a equipe mais seguros em relação ao andamento e às suas entregas. É um recurso simples mas eficaz para garantir que a equipe se mantenha focada no cumprimento dos prazos.

Ele foi criado por Henry Laurence Gantt, engenheiro mecânico norte-americano que apresentou, no ano de 1903, um trabalho chamado “A graphical daily balance in manufacturing”, que descreve o Gráfico de Gantt como uma ferramenta para auxiliar empresas e gestores de manufatura a controlar seus projetos.

O objetivo do gráfico é fornecer um painel visual simplificado que mostra as tarefas a serem desempenhadas, quando elas se iniciam, a duração de cada uma e como elas estão interligadas, facilitando o entendimento de toda a equipe sobre suas responsabilidades.

Como as empresas de hoje utilizam o Gráfico de Gantt?

O Gráfico de Gantt é um conceito antigo que continua bastante atual. Mais de um século se passou e a ferramenta ainda serve para diversos propósitos para quem lida com gerenciamento de projetos.

Porém, seu uso principal ainda é o de mostrar, de maneira visual clara, como está se desenvolvendo o cronograma das atividades de um projeto para facilitar a compreensão de todos envolvidos nele.

Isso é feito por meio de barras que representam uma linha do tempo, oferecendo uma visão completa da duração de cada tarefa e do prazo total que ainda resta até a entrega total do projeto.

Além disso, o Gráfico de Gantt também auxilia a organizar todas as tarefas e promover uma gestão de qualidade, itens essenciais para quem quer se tornar um bom líder.

Veja abaixo alguns dos outros benefícios do Gráfico de Gantt:

• Segmentação de tarefas: o Gráfico de Gantt desmembra as atividades do projeto em tarefas menores, o que permite visualizar com muito mais detalhes o que deve ser feito, quando e por quem.

• Distribuição de responsabilidades: incluindo uma coluna a mais no diagrama, você pode determinar, ao lado de cada atividade, os responsáveis por tais ações, deixando todos devidamente informados sobre suas atribuições dentro do projeto.

• Interdependência de atividades: no gerenciamento de projetos é mais que comum ter atividades interdependentes, ou seja, com uma tarefa precisando ser concluída para que outra seja iniciada.

  Com o Gráfico de Gantt, é possível ordenar as atividades de modo a identificar essas interdependências e conscientizar a equipe sobre a necessidade do cumprimento de prazos para que o cronograma não seja impactado.

• Definição de prazos: o Gráfico de Gantt permite simular diferentes arranjos de prazos e atividades para que o gestor tenha uma visão mais abrangente do que pode ser feito para otimizar o esforço no projeto.

• Controle do desenvolvimento: ao compartilhar o gráfico com todos os profissionais envolvidos em um projeto, ele servirá como uma ferramenta visual que permite a todos monitorar os avanços e acompanhar de perto o andamento das atividades.

E se você acha que montar esse gráfico é muito complicado, saiba que está bem enganado!

Para te provar, montamos abaixo um passo a passo de como fazer facilmente um Gráfico de Gantt no Excel, explicando direitinho os principais usos e benefícios que essa ferramenta pode trazer para o seu trabalho! Vamos lá?

Fazendo o Gráfico de Gantt no Excel

Como falamos, o Excel vai muito além de construir tabelas e pode ser utilizado para uma miríade de tarefas que auxiliam na gestão e no trabalho de profissionais de todos os setores, principalmente de líderes e gestores.

Por isso, atualmente, fazer um curso de Excel para adquirir conhecimentos avançados nesse software é um grande diferencial para conseguir posições de destaque nas melhores empresas.

O Excel possui vários tipos de modelos de gráficos prontos, porém o Gráfico de Gantt não é um deles e você terá que montar um gráfico personalizado.
Uma das maneiras mais fáceis e baratas de se construir um Gráfico de Gantt é no Excel. Para iniciar o processo, abra uma nova planilha e siga os passos a seguir:

1 – Insira os dados

O primeiro passo é inserir corretamente os dados que servirão de base para o Gráfico de Gantt. Crie uma tabela com três colunas, sendo que na primeira estão as atividades a serem desenvolvidas, a segunda a data de início da atividade e a última a duração de cada uma delas.

A duração pode ser expressa em horas, dias ou semanas, dependendo do tamanho do projeto e da necessidade da equipe.

Lembre-se de deixar a primeira célula da tabela (A1) em branco para que o Excel entenda que a primeira coluna se trata das atividades a serem realizadas. A célula B1, logo ao lado da célula em branco, você poderá escrever “Início” e no campo C1 escreverá “Duração” para identificar os dados da tabela.

2 – Crie o gráfico

Depois que os dados estiverem corretamente dispostos na tabela, você deverá selecionar todas as células preenchidas e ir até o menu superior, selecionar “Inserir > Gráficos” e escolha a opção de “Barras”. Na galeria que abrir, você deverá selecionar a segunda opção (Barras empilhadas) e pronto! Seu gráfico está montado.

3. Acerte as configurações

Para que o gráfico fique melhor de “ler”, é importante acertar algumas configurações.

Por exemplo, a legenda criada automaticamente pelo Excel deve ser selecionada e deletada. Feito isso, dê dois cliques sobre a lista de atividades que se encontra do lado esquerdo.

A opção “Formatar Eixo” aparecerá e você deverá marcar a caixa de seleção “Categorias em ordem inversa”, a fim de que as atividades sejam listadas de acordo com a data de início.

Caso deseje que as datas fiquem na parte inferior do gráfico, clique duas vezes sobre a linha de informações, vá até a opção “Rótulos > Posição do rótulo” e escolha “Superior”.

Em seguida, clique com o botão direito do mouse na parte mais à esquerda das barras e selecione a opção “Formatar série de Dados”. Na caixa de diálogo exibida, defina a sobreposição em 100%.

Em “Preenchimento” você deverá marcar a opção “Sem preenchimento” e selecionar a opção “Sem linha” na categoria “Cor de borda”. Essas configurações são essenciais para que o gráfico gerado seja realmente uma simulação do diagrama de Gantt.

4. Formate as datas

É preciso configurar as datas de início e de fim para que os dados sejam exibidos dentro de um intervalo de datas pré-determinados. Para isso, você deverá clicar com o botão direito do mouse na área das datas, localizada logo abaixo do gráfico, e escolher a opção “Formatar Eixo”. Marque os campos “Mínimo”, “Máximo” e “Unidade Principal” como “Fixo”.

Em “Máximo” e “Mínimo” você deverá informar as datas que deseja mostrar nos gráficos. Por exemplo, se seu projeto teve início em janeiro de 2016 e tem uma previsão de terminar em dezembro do mesmo ano, o primeiro deverá ser seu “Mínimo”, enquanto o segundo será o seu “Máximo”.

Porém, aqui é preciso tomar um cuidado. Quando uma data é digitada no Excel, o programa interpreta internamente como uma sequência de números. Estes números representam quantos dias passaram desde a data de referência do programa, que é 1º de Janeiro de 1990. Portanto, você deverá “converter” as datas de “Mínimo” e “Máximo” antes de configurá-las.

O Excel possui uma fórmula que faz essa conversão automaticamente. Basta digitar =DATA.VALOR(“__/__/__”) em qualquer célula da planilha, preenchendo os espaços vazios com a data que você deseja converter e apertar enter para ver o valor retornado. Esse será o número que você deverá utilizar.

Para terminar, no campo “Unidade Principal” informe o intervalo de dias para que as datas sejam exibidas. Por exemplo: sete para intervalos de uma semana, trinta para intervalos de um mês, etc. Isto tornará a visualização dos dados mais clara. Para formatar a exibição da data no gráfico, clique na categoria “Número” e escolha o formato de sua preferência.

5. Insira os ajustes finais

Feito tudo isso, você pode dedicar um tempinho para deixar o gráfico mais bonito. Se quiser alterar a cor das barras horizontais, por exemplo, você pode clicar sobre uma delas com o botão direito e escolher a opção “Formatar Série de Dados”.

Em “Preenchimento”, você pode escolher a cor que mais lhe agradar. Aqui o que vale é a sua imaginação e criatividade para deixar o gráfico mais fácil de interpretar, mesmo por pessoas que não conheçam muito seus conceitos.

Aprendeu tudo e está pronto para montar seu primeiro Gráfico de Gantt? Compartilhe nosso post nas redes sociais e mostre para seus amigos os benefícios dessa ferramenta!

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