Como a matriz RACI pode ajudar na organização de equipes?

A gestão de processos é uma das atividades mais complexas em uma empresa, já que é necessário considerar aspectos como disponibilidade de recursos, prioridades, capacidade de produção, prazos e outras questões.

Entretanto, existem diversas ferramentas e técnicas — como a metodologia PDCA — que podem tornar essa tarefa mais organizada e prática. Esse é o caso da matriz RACI, a ferramenta para distribuição de responsabilidades que apresentaremos a seguir. Quer saber o que é e como ela funciona? Então continue a leitura e fique por dentro disso e muito mais!

O que é matriz RACI?

RACI é uma sigla para Responsible, Accountable, Consulted e Informed — que significam Responsável, Aprovador, Consultado e Informado, respectivamente. Uma matriz RACI é, sucintamente, uma ferramenta que facilita o planejamento e permite que cada colaborador de uma equipe tome conhecimento das suas funções em um projeto.

O funcionamento dessa matriz ocorre por meio de gráficos que apresentam o objetivo do projeto e as ações que devem ser tomadas por cada profissional para que esse objetivo seja alcançado.

A ideia é evitar confusão ou falhas na comunicação ao delegar tarefas, aumentando o desempenho da equipe durante o andamento dos projetos.

O que a sigla significa?

Como apresentado, a RACI é uma sigla que carrega quatro importantes palavras e, a seguir, explicamos o que cada uma delas representa.

Responsible

O papel de Responsável é desempenhado pelo profissional que executa as tarefas e as entrega. Caso o projeto seja o desenvolvimento de um site institucional, por exemplo, então os designers e programadores serão os encarregados desse papel.

Accountable

Enquanto isso, o papel de Aprovador é daquele que — como o próprio título esclarece — tem a palavra final sobre a aprovação do projeto. Reutilizando o exemplo dado no tópico anterior, essa seria uma tarefa para um gerente de projetos.

Consulted

O papel de Consultado pertence a alguém que possa colaborar para a execução daquela tarefa, tanto um interno quanto um externo à empresa. A comunicação aqui funciona em duas vias — consulta e resposta — e não há um nível definido para a participação dessa pessoa no projeto. Ela pode simplesmente agregar valor ao produto ou ser uma peça fundamental para a finalização do projeto.

Informed

O Informado é qualquer pessoa que deva ser atualizada a respeito do andamento do projeto. É nesse papel que os clientes estão inclusos, por exemplo. Aqui, a comunicação ocorre em apenas um sentido e os informados não precisam estar envolvidos em processos de tomada de decisão daquela tarefa ou do projeto.

Quais as vantagens de usar a matriz RACI?

Contar com a matriz RACI no desenvolvimento de um projeto traz diversas vantagens para a equipe. A seguir, mencionamos as principais delas.

Simplificar a alocação de tarefas

A estrutura da matriz RACI simplifica a alocação de tarefas, já que evita que haja questões sobre quem é o responsável por determinada tarefa. Isso significa que a ferramenta elimina conflitos de responsabilidade ou que alguma tarefa não seja atribuída ao um profissional.

Não sobrecarregar o time

Quando um profissional recebe mais tarefas do que deveria, a qualidade do seu trabalho fica comprometida. Entretanto, ao utilizar a matriz RACI, esse problema é eliminado e a distribuição dessas atividades pode ser vista facilmente na própria estrutura da ferramenta.

Alocar melhor os recursos

Além disso, não é incomum que determinados membros da equipe recebam menos trabalho do que poderiam e eventos assim muitas vezes ocorrem pela falta de definições formais sobre o papel de cada profissional. Com a matriz RACI, essas situações são evitadas e os recursos podem ser melhor aproveitados.

Definir as expectativas

Um problema recorrente no desenvolvimento de projetos é quanto uma pessoa que inicialmente é designada para executar um certo número de tarefas acabe executando mais do que isso — ou menos.

Com a matriz RACI esse problema é evitado pois, assim que é integrada, todos os profissionais passam a ter suas expectativas alinhadas com o projeto, além de saber como tudo será executado e quem será o responsável. Isso ajuda a enxergar como deverá ser o resultado final.

Como usar a matriz RACI na empresa?

A seguir, explicamos passo a passo como essa ferramenta pode ser implementada em um projeto, da concepção à análise do progresso.

Passo 1: definir as funções

Primeiramente, é preciso definir quem está envolvido. Para isso, pode-se criar uma tabela e colocar os nomes na primeira linha. Esses nomes podem ser de profissionais ou de funções, a depender de como será melhor para o projeto.

Entretanto, funções são utilizadas com mais frequência, uma vez que é comum ter uma pessoa envolvida com mais de uma função ao mesmo tempo. Se esse não for o caso, então separar por nomes pode ser uma boa ideia.

Passo 2: identificar as tarefas

No segundo passo o projeto é dividido em tarefas sucintas e entregáveis que são dispostas na primeira coluna da tabela — a da esquerda. Um projeto grande claramente contará com muitas tarefas, mas é essencial manter os itens simples para evitar complexidade e falta de alinhamento com os propósitos.

Passo 3: associar o RACI a cada função e tarefa

No terceiro passo, é preciso percorrer a coluna de tarefas e pensar sobre quais são os colaboradores ideais para cada papel. Aqui, vale ressaltar que é fundamental que cada tarefa conte com pelo menos um Responsável e um Aprovador.

Além disso, é importante manter apenas um profissional na função de aprovador para cada tarefa. Por fim, caso necessário, defina quem será Consultado e quem será Informado na conclusão daquela atividade.

Passo 4: definir tudo com a equipe

É essencial prezar pela boa comunicação e garantir que tudo isso esteja alinhado com o time. Assim, o quarto passo consiste em separar um tempo para conversar com a equipe sobre como a matriz RACI foi montada e se certificar de que todos estão de acordo com o que foi definido.

Passo 5: conversar com todas as partes envolvidas

Marque uma reunião para engajar colaboradores e integrar melhor todos os envolvidos e interessados no projeto, focando em simplificar as informações, alinhar feedbacks e evitar debates desnecessários. Ao fim do quinto passo, a matriz está pronta. Entretanto, há mais um passo fundamental para o sucesso da sua implementação.

Passo 6: manter a matriz ativa durante todo o projeto

Um grande problema na implementação de uma matriz RACI é o pensamento de que é suficiente defini-la e depois arquivá-la, focando apenas no projeto.

Pode-se evitar isso ao concluir uma tarefa e voltar à matriz para rever as pendências e profissionais disponíveis para executá-las — algo como uma reunião de sprint —, garantindo o mesmo nível de alinhamento e comunicação do início. Para esse acompanhamento, uma versão online da matriz pode ser interessante.

Portanto, fica claro que, ao conhecer e seguir todos os passos de implementação da matriz RACI, a equipe poderá contar com alinhamento de expectativas, comunicação e distribuição de tarefas muito mais eficientes, evitando erros na gestão do projeto.

Compreendeu como a matriz RACI pode ajudar a equipe? Quer aprender mais sobre gestão e desenvolvimento de projetos? Então entre em contato conosco agora mesmo e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!