Comunicação Síncrona e Assíncrona: comunique-se melhor!

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Em um mundo cada vez mais conectado e dinâmico, a boa comunicação é ainda mais importante para atender clientes e/ou construir relações, sejam elas pessoais ou profissionais.
Para te ajudar a melhorar essa comunicação, vamos explicar nesse artigo o que é comunicação síncrona e assíncrona e apresentar 5 dicas para melhorar seu atendimento! Continue lendo para conferir:

O que é comunicação síncrona?

A comunicação síncrona é quando temos a oportunidade de falar com alguma pessoa de maneira direta. Ou seja, o emissor passa a mensagem e o receptor responde, sendo que o diálogo ocorre naquele momento.
Dessa forma, as mensagens emitidas por uma pessoa são imediatamente recebidas e respondidas por outras pessoas.
Como exemplo de ferramentas de comunicação síncrona podemos citar o contato via telefone, reuniões, aulas de ensino presencial, etc.

Na internet essa forma de comunicação é comum em hangouts e vídeo conferência. Porém, ocorre de maneira natural, pois estamos condicionados nesse modelo de comunicação há muitos anos.

O que é comunicação assíncrona?

Já a comunicação assíncrona é a que está desconectada do tempo e do espaço. Ou seja, o comunicador e o receptor podem manter relacionamento na medida em que tenham tempo disponível.
Alguns exemplos de ferramentas de comunicação assíncrona são: whatsapp e aplicativos de mensagens, e-mails, chats de texto, SMS, etc.
É importante lembrar que esse tipo de comunicação também não é nenhuma novidade. Embora menos comum nas últimas décadas, ela existe desde que o mundo é mundo, desde com os sinais e pinturas rupestres até um passado não tão distante com as cartas, aparelhos de secretária eletrônica, etc.
Na comunicação assíncrona estar online não significa estar à disposição. A pessoa do outro lado pode estar ocupada, realizando alguma tarefa ou simplesmente tratando com prioridade um assunto mais importante.
Então, para uma comunicação de sucesso é fundamental atentar-se as dicas abaixo:

1. Sempre seja direto;

Muitas vezes você não sabe quando sua mensagem vai ser lida. Então, sempre adiante ao máximo o assunto. Com educação, é claro.
Veja nos exemplos:
Pergunta: Oi, tudo bem?
Resposta: (2 DIAS DEPOIS) Pois não?
P: Gostaria de agendar uma reunião.
R: (4 dias depois) Qual assunto?
Perceba o tempo que pode ser perdido quando não vamos direto ao ponto na comunicação assíncrona, tudo estaria resolvido no primeiro e-mail se fosse direto ao ponto.
Pergunta: Oi, tudo bem? Gostaria de agendar uma reunião, no dia XX/XX, em tal lugar, para tratar de tal assunto. Minha agenda online está em AQUI (aplicativo). Aguardo a confirmação da melhor data e horário.
E se você for o receptor da mensagem?
Se, no caso, você é a “empresa” que recebe uma mensagem de comunicação assíncrona, também responda com educação, sempre buscando ser direto e economizar tempo. Veja um exemplo de atendimento via chat:
P: Oi, tudo bem?
R: Olá, estou ótimo. E você? Por gentileza, informe seu CPF (número de cadastro, e-mail, telefone ou a forma que sua empresa usa para reconhecer esse cliente no banco), qual é seu problema? Como posso te ajudar?
Uma dica importante é sempre ter pelo menos 05 respostas prontas pensando no histórico de contatos que recebeu nos últimos meses.

2. Comunique-se pensando nos detalhes

Dedicar toda sua atenção a uma única conversa é um desperdício de tempo enorme! Então, os detalhes são de extrema importância para uma comunicação assíncrona. Solicite a pessoa o máximo de informações e detalhes sobre o assunto e, principalmente, como ela espera que seja solucionado. Isso parece redundante? Sim, mas não é!
Muitas vezes nas empresas os profissionais perdem um grande tempo e mobilizam um batalhão para “solucionar” o problema da maneira deles e não da maneira que quem tem o problema espera. Isso é um erro básico e muito comum.
E quando você recebe um contato, mas não é a pessoa certa a resolver esse problema e tem que passar para outro departamento?  Nesse caso, a riqueza dos detalhes é ainda mais importante para que não tenha que voltar o assunto do zero toda vez que mudar o atendente.

3. Proponha outras formas de comunicação;

Nesse caso, em uma negociação ou prospecção, quando o cliente entra em contato com você, ou sua empresa, de maneira assíncrona, procure sempre alternativas para levar essa conversa para a comunicação síncrona – direta. Suas chances de ter sucesso crescerão muito. Porém, seja educado para isso:
Oi, tudo bem? Caso prefira, pode deixar seu número e me fale a melhor data e horário para entrar em contato.
Para entender melhor porque é vantajoso tentar trocar a comunicação assíncrona por síncrona na prospecção de clientes, elencamos as vantagens e desvantagens:

Desvantagens da comunicação assíncrona na prospecção de negócios:

• O cliente pode estar no seu chat e dos seus 5 concorrentes ao mesmo tempo;
• O feedback nem sempre é dado pelo cliente antes de encerrar a conversa;
• Permite mais tempo de reflexão e diminui a tomada de decisão inconsciente;

Vantagens da comunicação síncrona na prospecção de negócios:

• Interação em tempo real;
• Feedback instantâneo;
• Menos tempo de reflexão e mais decisões por impulso do subconsciente.

4. Respeite o tempo do seu interlocutor;

Na comunicação assíncrona tudo ocorre no tempo que o interlocutor tem disponível para você ou para seu assunto. Portanto, não seja chato ou impaciente!
Afinal, nada mais irritante e inconveniente do que:

• Oi, eu sei que você está online. Responde!
• Por que não responde meus e-mails?
• Oi, Oi, Oi, Oi, Oi…
• Você está ai? Pode falar? OI. Viu minha mensagem?

Respeite o tempo dele, se não está te respondendo agora é porque não pode ou não quer nesse momento.
E aí, o que achou dessas dicas? Coloque em prática e nos diga como foi o resultado!