Entenda a importância de um banco de dados em uma organização

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Nossos nomes, documentos, contas bancárias, compras, vendas, bens — tudo isso são dados. Com o avanço tecnológico, todo esse conjunto de dados pode gerar informações valiosas. Para isso, esses dados precisam ser processados e armazenados em um local adequado: o banco de dados.

Quem ouve falar pela primeira vez nessa expressão talvez imagine algo distante e complexo quando, na verdade, parte da sua vida está contida em algum deles, pois esse sistema faz parte do nosso dia a dia há bastante tempo.

Afinal, o que são bancos de dados e qual a sua importância para as organizações? É sobre isso que falaremos neste post. Veremos ainda sobre os principais bancos de dados existentes e como organizá-los de forma eficiente. Acompanhe!

1. O que é um banco de dados?

Bancos de dados são conjuntos de arquivos que dialogam entre si, armazenando uma vasta gama de dados: nomes, documentos, pagamentos, endereços, clientes, serviços, etc. São configurados e gerenciados por meio das linguagens de programação e linguagens de busca, tais como Javascript, SQL, PL/SQL, entre outras.

De maneira simples, um banco de dados nada mais é do que um local de armazenamento de informações. Num mundo cada vez mais digitalizado, o controle e a gestão dessas informações podem ser os diferenciais para conseguir sucesso no mercado. Veja como isso ocorre.

O gerenciamento e a aplicação do banco de dados

A operação desses bancos se dá por meio de Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados (SGBD), que nada mais são do que conjuntos de programas de computador, responsáveis pelo gerenciamento dessas informações. Pode parecer complexo agora, porém, mais adiante, explicaremos melhor como tudo isso funciona e quais são os gerenciadores mais famosos do mercado.

Apesar da complexidade técnica envolvida, a aplicação prática é muito simples e está presente em nosso cotidiano. Por exemplo, quando acessamos uma loja virtual e compramos um produto, por mais simples que ela seja, nós navegamos por centenas de milhares de dados e, graças a um gerenciamento correto das informações, recebemos o que compramos em nossas casas.

Isso ocorre porque nosso cadastro – incluindo nome, endereço e dados de pagamento – e as informações sobre o produto estão num banco de dados. Tudo o que fazemos depende de uma central de informações para funcionar adequadamente.

E quem administra todas essas informações? Entra em cena o profissional central nesse processo: o Database Administrator.

O papel do Database Administrator

Se o banco de dados armazena informações, para que ele funcione é necessário muita programação e dedicação, e o responsável por isso é o DBA — Database Administrator.

Esse profissional se dedica à manutenção dessas informações com qualidade e segurança, contribuindo para que os dados possam ser analisados e compreendidos de forma exata, o que tornará todos os processos corporativos muito mais claros e objetivos. Dessa forma, a empresa conseguirá tomar decisões mais acertadas em relação ao seu negócio, ao seu futuro, aos seus clientes e aos seus funcionários.

Por isso que, hoje em dia, compreender e administrar com habilidade um banco de dados é decisivo na hora de se destacar no mercado. E podemos ir além: aqueles que compreendem plenamente o funcionamento e a construção de bancos de dados eficientes são capazes de apresentar projetos inovadores, auxiliando os gestores a tomar as melhores decisões relativas ao seu negócio.

O banco de dados existe para que nós possamos armazenar tudo aquilo que manualmente não seria viável, a não ser com centenas de caixas e papéis. Além disso, esses sistemas mantêm guardado o que para nós parece invisível, mas, sem o qual, nossas vidas e nossos negócios seriam muito mais difíceis. Vamos entender o porquê.

2. Qual a importância de um banco de dados?

O banco de dados armazena e gerencia os bens mais valiosos de uma empresa. Isso acontece porque o mercado está cada vez mais competitivo e acelerado, exigindo das empresas respostas rápidas e assertivas, além de estratégias bem planejadas e executadas. Como dissemos acima, o banco de dados armazena informações e, nessa batalha de competitividade, informação é poder.

Por meio dessas informações, todo o funcionamento da empresa é pautado. Pode-se dizer que em todo lugar há um banco de dados. No menor dos negócios, ao utilizar um software para organização financeira, por exemplo, está sendo usada uma espécie de banco de dados, porém, simplificada e automatizada, que armazena, processa e dispõe as informações sobre as finanças do negócio.

Neste artigo, falamos mais especificamente dos bancos de dados feitos sob medida para uma empresa, que contam com um profissional especializado na administração e na linguagem de programação específica daquele banco.

Quando se possui tanto um banco de dados bem administrado como informações de qualidade, o resultado geralmente é o sucesso. Com isso, é possível que o gestor analise em qual direção a sua empresa está caminhando, a fim de corrigir a rota ou intensificar a atuação.

Podem ser analisados o rendimento dos funcionários, a qualidade do atendimento, o impacto das ações de marketing, o retorno obtido por determinadas ações, entre outras inúmeras aplicações.

Para o cliente, o efeito também é imediato. Assim como no exemplo que demos sobre o cliente que compra um produto em um site, no cotidiano, quando se tem a disposição um banco de dados bem gerenciado, a relação cliente x empresa fica muito mais fluida e agradável, porque as necessidades do consumidor são reconhecidas e atendidas, trazendo uma experiência final realmente aprimorada.

O controle interno (do funcionamento da própria empresa, do estoque, dos funcionários) e o controle externo (do relacionamento com o público) são profissionalizados e otimizados.

Vemos exemplos disso todos os dias com as novas grandes empresas, que se destacam por oferecerem um atendimento personalizado e por conquistarem uma clientela fiel e satisfeita, disposta a divulgar seus produtos por causa das ótimas experiências que tiveram. Isso não acontece por acaso; é o mundo das informações sendo colocado a serviço da empresa.

3. Quais são os tipos de banco de dados existentes?

Quando falamos em tipos de banco de dados, estamos falando sobre a maneira como os objetos dentro dele interagem, como é feita a modelagem da base de dados. São várias formas: plano, hierárquico, em rede, orientado a objetos, objeto–relacional e o modelo mais utilizado, que é o relacional.

Isso tudo é muito importante para se definir a linguagem e a estrutura do banco de dados, sendo o modelo relacional a base para os diversos modelos de software. No entanto, é muito importante conhecer os principais Sistemas Gerenciadores (SGBD) que estão no mercado e que serão os mais aplicados nas empresas.

Oracle Database

O mais famoso, mais utilizado e mais bem-conceituado SGBD é o Oracle Database. Lançado em 1980, operado na linguagem PL/SQL, ele é o primeiro colocado em utilização no mundo.

Dominar a linguagem e a utilização do Oracle Database é obrigação para qualquer profissional de qualidade na área de banco de dados. Seu modelo de acesso é considerado o melhor existente, pois permite diversos acessos às mesmas informações, sem perda de performance.

O custo da sua licença é mais alto, porém, ele oferece muita segurança para as informações que armazena, muito indicado para as grandes empresas.

SQL Server

O SQL Server é o SGBD da Microsoft, lançado em 1989. Assim como o database da Oracle, é um banco de dados relacional e é bastante utilizado pelo mercado. Além da linguagem SQL, o SQL Server também opera no pacote .NET.

O maior obstáculo para utilização do SQL Server é a sua compatibilidade apenas com o Windows, apesar de a Microsoft ter lançado recentemente uma nova versão que também opera em Linux.

Mesmo assim, o SQL Server é muito famoso e extremamente confiável, fruto de anos de melhora, inovação e investimento por parte da gigante Microsoft. Seu custo é menor do que o da Oracle e pode se encaixar perfeitamente nas necessidades de empresas de pequeno e médio porte.

MySQL

Eis o queridinho dos novos programadores. Também é um produto da Oracle, operando desde 1995. Seu principal diferencial é ser um SGBD open source, ou seja, possui licença de código aberto. Suas aplicações são muito utilizadas para sistemas online, mais dinâmicas.

É um braço da Oracle que opera pela internet, com mais acessibilidade e dinamismo, ideal para novos projetos e empresas que tenham foco no online.

A empresa que lançou o MySQL foi comprada pela Oracle, e toda a comunidade tecnológica apostou que a gigante teria dado esse passo para acabar com a concorrência do novo SGBD open source, porém, felizmente não foi o que aconteceu. A Oracle manteve e melhorou o MySQL, transformando-o no banco de dados de código aberto mais utilizado do mundo, contando com duas versões: a versão Community, que é de livre distribuição, e a versão paga, com algumas ferramentas a mais.

4. Como organizar e gerenciar um banco de dados?

Para se organizar e gerenciar um banco de dados, o primeiro passo é escolher qual SGBD será utilizado e contar com profissionais capacitados na linguagem desse sistema. Considere alguns aspectos importantes:

Escolha um SGBD adequado

Vamos tomar como exemplo o Oracle Database e o SQL Server para entendermos um pouco como pautar a escolha entre esses dois.

Uma das diferenças mais marcantes é o preço — o Oracle Database tem um custo bem mais alto do que o SQL Server. O valor por si só, no entanto, não deve ser fator determinante, porque cada empresa tem uma necessidade e um capital para investimento.

A licença do SQL Server abarca todas as suas funcionalidades, enquanto o Oracle permite compras opcionais, o que encarece o SGBD — e, em contrapartida, o torna muito mais completo.

A maior gama de funcionalidades também aumenta a complexidade de sua utilização, tornando o SQL Server mais dócil para as empresas menores.

É preciso colocar essas perguntas na mesa: qual o tamanho da empresa, quais são suas necessidades, qual seu capital? O Oracle Database oferecerá o que de mais completo existe no mercado, com muita segurança, enquanto o SQL Server traz dinamismo e um menor custo.

Tenha um profissional DBA habilitado

O profissional DBA, que já citamos, não é mero capricho. Pudemos ver que o gerenciamento e a manutenção do banco de dados exige grande conhecimento e muito estudo sobre programação, teoria e prática.

Adquira elementos de hardware e software que atendam a demanda

Além do recurso humano, é preciso contar com hardware e software adequados para o que está sendo proposto. O banco de dados não funciona por si só — sua utilidade depende das ferramentas e estruturas corretas.

Cuide da segurança dos dados

A segurança dos dados também é muito importante. Todo esse assunto de banco de dados só tem relevância por um motivo: as informações são a maior riqueza de uma empresa. Para o gestor do banco de dados, é muito  importante utilizar os sistemas de segurança oferecidos pelos próprios SGBDs, além de outras alternativas.

Tanto a segurança física — que é a própria integridade do hardware e do local de armazenamento da informação — quanto a segurança digital precisam ser reforçadas. Para isso, existem controles de acesso e mecanismos de defesa contra invasões e rupturas.

Para que o banco esteja com seu funcionamento correto e seus processos alinhados, é importante que todo tipo de acidentes e conflitos sejam notificados. A criação de alertas para essas situações é um passo importante para evitar que informação seja perdida por falta de atenção, devido a erros do sistema.

Garanta a qualidade dos dados

A qualidade dos dados é o ponto alto. Um amontoado de informação sem sentido ou ainda informações pela metade de nada servem para a empresa. A integridade dos dados precisa ser garantida. Por isso, existem mecanismos como o backup. Uma falha de energia ou um erro humano pode prejudicar toda uma cadeia de informações, e esses mecanismos tornam possível a recuperação desses dados.

Portanto, para se organizar e gerenciar um banco de dados, é preciso ter em mente alguns fatores:

• o sistema a ser utilizado;
• o domínio da sua linguagem;
• a disposição humana e tecnológica para acomodar esse banco;
• a estratégia de armazenamento desses dados.

Então, vamos entender um pouco mais sobre este último ponto: como definir uma estratégia de armazenamento de dados eficiente.

5. Como criar um banco de dados eficiente?

Ter um banco de dados com uma boa performance técnica e organização entre suas variáveis não quer dizer que ele seja eficiente. Existem outros fatores que estão envolvidos na criação de um banco de dados que podem influenciar o seu desempenho na organização. Veja.

Trace uma estratégia

Um banco de dados que é eficiente é aquele que atende ao seu propósito, ou seja, aquele que oferece à empresa as informações que ela precisa para tomar as decisões certas, capitalizando informações e se destacando cada vez mais no seu segmento.

Para que isso ocorra, é preciso lembrar dos pressupostos básicos que já percorremos: o SGBD bem administrado e bem organizado. A eficiência dependerá de como alimentamos esse banco de dados, bem como da qualidade das informações que ali serão inseridas.

Portanto, é vital que a empresa trace a sua estratégia antes de mais nada. Sabendo os detalhes do mercado em que está atuando, junto com as informações sobre seu público-alvo e sobre o produto ou serviço que oferece, a empresa pode começar a traçar um plano estratégico.

Estabeleça indicadores

Tendo isso em mente, é necessário estabelecer indicadores. Isso quer dizer que é preciso definir o que será convertido em dados para ser armazenado. Estoque, caixa, clientes — isso tudo é básico, porém, é preciso traçar uma língua em comum para que essas informações possam interagir entre si.

Categorize os dados

Alocar essas informações em categorias também é uma boa saída. Essas categorias vão setorizar os dados, podendo dar ao gestor uma visão mais ampla de como cada grupo destacado do todo está se portando. Da mesma maneira, é preciso que essas categorias se relacionem, porque, juntas, elas formam a empresa.

Imaginemos a organização como um grande quebra-cabeças. Cada categoria é uma peça que pode ser analisada isoladamente, mas que só fará total sentido em conjunto com as outras.

Esse é o poder do banco de dados, reunir as mais diferentes informações em um só lugar, de maneira que elas dialoguem e se relacionem. Isso só acontece por meio de um planejamento eficiente e do desenvolvimento constante.

Padronize os dados

A padronização dos dados deve ser seguida a risca por todos os usuários do banco de dados. Se alguém informar algo de maneira equivocada, essa informação trará uma mensagem de erro, pois ela não se relaciona com as outras. Tudo precisa funcionar em harmonia.

Com uma padronização eficiente, uma linguagem definida, uma gestão organizada e um SGBD adequado, sem dúvidas, a organização só terá a ganhar, porque será capaz de compreender seu próprio funcionamento, sabendo onde está e podendo definir com clareza aonde quer chegar.

6. Quais são as principais vantagens de se ter um banco de dados?

Contando com um banco de dados eficiente, quais são as principais diferenças que poderemos notar no dia a dia?

Quando esses dados são utilizados da maneira correta, o primeiro impacto é no relacionamento dentro da empresa. Esse relacionamento se refere a forma como as diversas áreas se comunicam.

Por meio dos dados, passa a existir um maior alinhamento de expectativas, produtividade e metas entre todas as frentes, fazendo com que nenhum setor trabalhe sem conhecer a situação dos outros, evitando conflitos e falhas operacionais.

Como consequência, os riscos de operação da organização são diminuídos, porque as ações poderão ser pré-coordenadas e comandadas em conjunto. O acerto de um setor implicará o sucesso do outro, fazendo com que as informações do banco de dados estejam em constante movimento.

A segurança é reforçada, porque essas informações serão gerenciadas dentro de um sistema próprio para isso, com mecanismos de defesa e restrição de acesso. Não acontecerá de, por exemplo, um pedido ser extraviado ou os dados de uma transação ficarem camuflados numa pilha de arquivos.

Tudo isso colabora para uma alteração na mentalidade da organização como um todo, deixando aos poucos de se apegar a elementos puramente teóricos para tomar decisões, passando a dispor de indicadores práticos e empíricos na hora de traçar estratégias. Isso melhora a qualidade de toda a empresa.

Na ponta final da cadeia de produção ou entrega do serviço ao cliente, temos um aumento na qualidade e na produtividade. Pontos cegos da produção podem ser eliminados e redundâncias passam a ser sanadas, otimizando cada vez mais os serviços, diminuindo gastos supérfluos e maximizando resultados.

7. Conclusão

Agora podemos entender com bastante clareza qual é a importância de um banco de dados em uma organização.

Entendemos que o banco de dados se trata de um sistema que armazena e relaciona informações, por meio de indicadores pré-definidos. Esse sistema substitui os infinitos arquivos de papel e pastas de documentos que conservavam os dados de uma empresa, como lista de clientes, estoque, produtos, funcionários, entre outros.

Sendo dividido em diversos tipos, como relacional e orientado por objetos, os bancos são operados pelos SGBDs e, entre os principais estão o Oracle Database, que é o mais famoso, o MySQL, o produto da Oracle de código aberto, e o SQL Server, da gigante Microsoft.

Com essa ferramenta à disposição da empresa, há uma significativa mudança de cultura operacional e de tomada de decisões. Os bancos de dados são aliados na segurança, na estratégia e na execução.

Para os profissionais da área de TI, capacitar-se como DBA (Database Administrator) é um diferencial enorme, porque é uma função que exige muito preparo e que exerce um papel vital na administração dos dados que são inseridos no sistema.

Por isso, qualquer organização que deseje ter sucesso em um mercado cada vez mais competitivo e avançado tecnologicamente não pode pensar em seguir sem contar com um banco de dados modelado para suas próprias necessidades.

Não é mero capricho. Informação não pode ser menosprezada e a concorrência não deixa espaço para erros. Aqueles que perceberam isso são os que hoje ocupam o topo do mercado. Dados de qualidade com um banco seguro e bem administrado são o alicerce fundamental das organizações modernas.

Como gestor, é preciso ter a sensibilidade de entender a importância desse investimento. Como profissional da área de banco de dados, é indispensável buscar sempre novos conhecimentos e novas capacitações, porque a tecnologia é volátil e está em constante evolução.

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