Microsoft Project na gestão de projetos: como usar?

1. Introdução

Gerenciar projetos é uma arte. Para que tudo saia a contento, é necessário seguir etapas bem específicas. O primeiro passo é entender que tudo o que acontece nesse processo, da ideia inicial à entrega, faz parte do projeto. O gestor, então, é um integrador, que observa cada detalhe e garante que todas as tarefas sejam executadas.
De acordo com a definição do Project Management Institute, projeto é um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado específico. A gestão de projetos ajuda a prever e controlar os empenhos para criá-lo. Em outras palavras, o gerenciamento dá apoio à execução do projeto para garantir seu sucesso.
Uma das ferramentas mais procuradas atualmente para gestão de projetos é o Microsoft Project. Todo o cenário econômico global tem levado profissionais das mais variadas áreas a se interessarem por ela, já que é capaz de fornecer essas e outras respostas para questões específicas que surgirão no decorrer do trabalho.
Embora não substitua a capacidade de análise e a experiência do gestor de projeto, a ferramenta ajuda a:

• controlar as informações sobre os requisitos, a duração e os recursos do projeto;
• visualizar o planejamento de forma fácil;
• agendar tarefas e recursos de forma consistente e efetiva;
• trocar informações com os interessados de várias maneiras;
• manter a comunicação fluindo, enquanto o controle fica nas mãos do gerente de projeto.

É fundamental lembrar que, apesar de um bom gerenciamento não garantir o sucesso do projeto, se esse trabalho for mal gerenciado, há grandes chances de que seja malsucedido. Criamos este artigo para ajudá-lo a conhecer melhor o potencial do Microsoft Project enquanto auxiliar na gestão de projetos! Boa leitura!

2. Bom planejamento

O assunto é cada vez mais atual, já que a eficiência — em termos de custos, de qualidade e de prazos, entre outros — é uma necessidade hoje em dia. O gestor deve, então, planejar as ações, executá-las, monitorá-las para ver se estão alcançando o objetivo e controlá-las, corrigindo o que for necessário.
Para que o projeto dê certo, é preciso investir em planejamento e, assim, mapear todo o trabalho. Dessa forma, quanto melhor for o planejamento, mais efetivo será o trabalho. Isso inclui documentação, autorizações, processos internos e externos, recursos financeiros e pessoas (mesmo que sejam de outros departamentos ou empresas).
Um dos principais recursos para o bom gerenciamento é o triângulo do projeto — ou tríplice restrição —, que engloba custo, tempo e escopo. A ideia é manter essas três variáveis sempre equilibradas. Assim, se há problemas de custo, altera-se o tempo e/ou o escopo. Para problemas com o tempo, mexe-se no escopo e/ou no custo. Quando a dificuldade é com o escopo, a alteração atinge o tempo e/ou o custo.
Vamos imaginar, por exemplo, o projeto de uma casa cuja principal restrição é o custo. Se houver problema no prazo por algum motivo, o escopo deve ser alterado, ou seja, é preciso eliminar um cômodo, alterar o tipo de revestimento ou adiar a pintura, para que o projeto seja entregue no prazo com o mesmo custo.
Quando o responsável pelo projeto se vê nessa situação e precisa tomar uma decisão de alta relevância para o seu sucesso, o ideal é que ele use uma ferramenta de gerenciamento de projeto. Esse tipo de aplicação ajuda a encontrar a melhor opção, acertar na escolha e garantir o sucesso do trabalho.
A ferramenta de apoio à gestão de projetos deve ser capaz de oferecer respostas rápidas a perguntas essenciais:

• que tarefas devem ser executadas, e em que ordem, para obter o resultado esperado;
• quando cada tarefa deve ser feita e qual o prazo final;
• quem fará as tarefas;
• qual o custo do projeto;
• o que fazer se alguma tarefa não for concluída de acordo com o cronograma;
• qual a melhor forma de comunicar detalhes do projeto aos interessados.

3. Entendendo o Microsoft Project

O MS Project é um software complexo e poderoso, mas versátil e de uso fácil. Inicialmente, foi criado para desenvolver cronogramas, mas evoluiu a ponto de se tornar um excelente auxiliar na gestão de projetos, dos casos mais simples aos mais complexos.
A ferramenta permite planejar, programar e representar graficamente as informações sobre o trabalho que está sendo desenvolvido. Por esse motivo, tornou-se um dos softwares mais usados no mundo para o gerenciamento de projetos em pequenas, médias e grandes empresas. Tem como foco três fatores principais:

• prazo: é possível controlar o prazo de cada tarefa individualmente, bem como o prazo total estabelecido para o projeto. Isso permite que ele seja monitorado em termos de adiantamento ou atraso;
• recursos: o software permite atribuir quem vai fazer cada atividade prevista. Assim, evita-se sobrecarga de atividades e a organização fica mais fácil, permitindo tomar decisões mais assertivas com base em relatórios;
• custos: o MS Project possibilita que os custos, fixos ou não, sejam atribuídos ao projeto. Com isso, a formulação da precificação e seu controle ficam mais fáceis.

Esses fatores são gerenciados de forma interdependente e podem ser alterados no decorrer do processo. Dessa forma, se houver modificação em um deles, os outros serão afetados — como no triângulo de projeto. É possível, então, planejar e determinar o escopo do trabalho, bem como acompanhar o progresso das atividades.
Os ajustes no projeto são feitos dinâmica e simultaneamente, oferecendo à equipe uma visão geral que permite acompanhar as atividades de forma realista enquanto controla prazos, recursos e custos. Como foi desenvolvido especificamente para a gestão de projetos, o Project é mais adequado para esse trabalho que um editor de planilhas (como o Excel).

Execução

Com o Microsoft Project, o gestor de projeto pode criar e modificar o conjunto de tarefas necessárias para a conclusão do trabalho. Afinal, para planejar e garantir que tudo o que foi planejado saia do papel, ele precisa acompanhar todos os passos da equipe, enquanto administra custos, tempo e riscos.
Trata-se de uma ferramenta muito importante para a criação do plano inicial do projeto, que, ao longo do trabalho, ajuda a manter tudo sob controle, já que oferece relatórios precisos sobre andamento, execução e controle de cronogramas.
O software serve de aporte para todo o planejamento do trabalho: é útil em diversas fases da gestão de projetos. Apesar disso, ainda é usado por muitos profissionais apenas para criar a lista de tarefas, definir suas durações, colocá-las em sequência e atribuir recursos para criar o cronograma.
Ele permite, ainda, recalcular os cronogramas e ver como mudanças em uma parte do projeto podem afetar o planejamento como um todo. Sem ele, tarefas novas e obsoletas, datas intermediárias (que afetam outras atividades) ou disponibilidade irregular de recursos passariam despercebidas.

Melhor solução

O MS Project permite determinar a melhor solução a partir da necessidade de negócio. É possível planejar atividades, administrar prazos, definir custos, alocar recursos e caracterizar o grau de importância do projeto como um todo.
Trata-se de uma aplicação desenhada para auxiliar gerentes de projeto no desenvolvimento de planos, na atribuição de recursos a tarefas, no acompanhamento do progresso, na administração de orçamentos e na análise de cargas de trabalho.
No Project, as definições de recursos (pessoas, equipamentos e materiais) podem ser compartilhadas entre projetos. Cada recurso tem um calendário próprio, que demonstra quando ele está disponível. Esses dados são usados para calcular os custos associados à atribuição e afins.
Cada recurso pode ser atribuído a diferentes tarefas em planejamentos distintos, e cada tarefa pode ser associada a vários recursos. O Microsoft Project programa o trabalho com base na disponibilidade dos recursos de acordo com seus calendários.
O sistema cria orçamentos com base no trabalho a ser executado e nas taxas de disponibilidade dos recursos. Quando eles estão alocados a tarefas e o tempo de trabalho já está estimado, o Project calcula o custo. Isso é feito em todos os níveis.
A aplicação reconhece diferentes classes de usuários, que podem ter níveis de acesso distintos. Os objetos personalizados, como calendários, visualizações, tabelas, filtros e campos, são guardados em um banco de dados global, que é compartilhado por todos os usuários.
Em outras palavras, a gestão de projetos fica muito mais eficiente com o MS Project — que ajuda a monitorar o progresso e fazer alterações que garantam um resultado de sucesso. E ele vai além: pode ser usado como ferramenta de comunicação entre a empresa e seus clientes e fornecedores, para uma abordagem padronizada.
Em resumo, a ferramenta possibilita:

Estimativas mais precisas

Quando faz os cálculos do projeto, o Project melhora muito todo o processo de estimativas de tempo e recursos necessários para o projeto. Isso ajuda o gestor a tomar decisões melhores e mais certeiras.

Mais controle

Com todos os documentos juntos no mesmo banco de dados, acesso e controle ficam disponíveis em qualquer lugar. A economia de tempo de deslocamento ou de busca de diferentes documentos é notável.

Rastreamento mais fácil

Rastrear os recursos (quem está trabalhando em quê, com quais materiais e a qual custo) e intervir, se necessário, está a apenas alguns cliques de mouse.

Colaboratividade

Para que o projeto seja bem-sucedido, os integrantes da equipe devem trabalhar em conjunto e compartilhar recursos para atingir o objetivo proposto. Esse compartilhamento se torna mais efetivo com o MS Project.

Medição de resultados

Ao final do projeto, é importante analisar o que foi efetivamente concluído e o que não foi. A ferramenta de gestão de projeto ajuda com isso!

Como se deve utilizar de forma correta o MS Project na gestão de projetos?

Com interface amigável, o Project se tornou popular, principalmente, pela flexibilidade de adaptação aos mais variados cenários de projeto. É, atualmente, uma das ferramentas mais usadas por escritórios de projetos, graças a sua praticidade de integração com diversas tecnologias.
O primeiro passo para usar o Microsoft Project é definir as configurações corretas. É isso que vai garantir que o projeto seja executado corretamente.
Em seguida, vem o planejamento, em que são definidas as informações dos atributos da tarefa. É importante, portanto, respeitar as características do cenário da tarefa, já que é ele quem define qual será o primeiro atributo informado e quais serão os seguintes.
Nessa fase, a ferramenta determina o trabalho — o esforço empregado — total da tarefa a partir de durações, dependências, custos e prazo do projeto. Esse processo é feito usando diferentes funcionalidades disponíveis no software, algumas delas geradas de forma automática.
Já nas ações que envolvem a execução e o monitoramento, é essencial gerar a Linha de Base do projeto. Além disso, é preciso usar a visão de Gantt de controle, pois ela apresenta as informações planejadas e as reais em cada tarefa.
Nesse caso, as atualizações das atividades a serem executadas ao longo do projeto devem ser apresentadas em tempo real de execução com duas funcionalidades disponíveis no MS Project: “Tarefas como agendado” e “Atualizar tarefas”. Ambas têm características próprias que devem ser usadas na definição do status do projeto.
Na etapa de execução e monitoramento, a ferramenta “Funcionalidades de geração de relatórios” pode dar apoio ao gestor no acompanhamento e no controle do projeto, além de atender aos stakeholders com a geração de visualizações gráficas e de exibição de tabelas informativas.

4. Algumas funcionalidades do MS Project que podem auxiliar o ciclo de vida de um projeto

Algumas funcionalidades de acompanhamento do ciclo de vida de um projeto no Project são muito interessantes e úteis. Confira:

Visualização da linha do tempo

A visualização da linha do tempo permite olhar as fases do projeto de forma global. Com aparência profissional, pode ser usada em apresentações para a equipe executiva. As diferentes fases podem ter cores distintas, e há algumas opções de formatação que ajudam a mostrar marcos, mudar o formato de data e alinhar as tarefas.
Para adicionar atividades à linha do tempo, clique em “Exibir”, selecione “Linha do tempo”, clique com o botão direito do mouse em uma tarefa e, em seguida, escolha “Adicionar à Linha do tempo”. Depois, basta repetir para cada tarefa ou marco que quiser adicionar.

Relatórios

São mais de 15 tipos de relatórios diferentes. Algumas opções padronizadas incluem:

• burndown: o que (quanto trabalho e quantas tarefas) foi concluído e o que falta fazer;
• visão geral de custos: mostra o status de custos atual do projeto e suas principais tarefas, com custos planejados, restantes, reais, cumulativos, de linha de base e porcentagem de conclusão — que ajudam a determinar se o projeto permanecerá dentro do orçamento;
• visão geral do projeto: informa quanto do projeto está concluído, próximos marcos e tarefas atrasadas;
• próximas tarefas: exibe o trabalho feito na semana atual, o status das atividades restantes atrasadas e que tarefas começam na próxima semana;
• visão geral do trabalho: é um burndown do projeto combinado com as estatísticas para as principais tarefas, a porcentagem de conclusão e o que falta ser concluído;
• recursos superalocados: informa o status dos recursos superalocados, mostrando o trabalho real e o restante;
• visão geral de recurso: exibe o status de trabalho de quem está alocado no projeto, para que se saiba quanto das atividades já foi concluído e o que falta ser feito;
• tarefas críticas: mostra as tarefas com cronograma apertado classificadas como críticas, em que qualquer atraso causa um retardo no cronograma.

O MS Project permite criar relatórios personalizados a partir de uma interface que oferece acesso a recursos e dados de alocação de tarefas.

Indicadores do tipo semáforo

Permite que a equipe se comunique melhor. É uma boa opção para indicar o status de várias tarefas em um planejamento de projeto.

Personalização de visualizações

O Microsoft Project oferece muitas opções de visualização. Elas ajudam o gerente de projetos a ver os dados do trabalho a partir de diferentes perspectivas, para, então, escolher as áreas em que quer se concentrar. E essas visualizações ainda podem ser personalizadas de acordo com a necessidade.

Padrão da indústria

Estimativas indicam que mais de 22 milhões de pessoas, em muitas empresas, usam o Project. Algumas companhias até requerem que os candidatos a gerente de projetos tenham sólidos conhecimentos da solução.
Isso é uma grande vantagem: há muito conteúdo online e cursos sobre a ferramenta. Uma boa parte desse material é gratuita e muito útil para quem está buscando aprender a lidar com ela.

Amigável

O MS Project é muito conveniente e amigável se usado da forma correta. Sua interface de usuário é extremamente básica — o que permite que um gestor de projetos aprenda como usá-la com muita facilidade — e, ao mesmo tempo, sofisticada.
Ele tem várias opções de formatação que podem ser usadas para tornar o planejamento do projeto mais bonito. As funções de adicionar feriados e férias são muito simples de usar. Com ele, é ainda muito fácil identificar as alocações de recursos e os conflitos de agendamento.

5. Como otimizar um projeto quando ele está sendo comprometido com a ferramenta?

O gestor de projetos pode usar os scripts específicos apresentados no módulo Ciclo de Vida do Microsoft Project. Isso pode ser feito sempre que o tempo de execução de alguma atividade e/ou o seu monitoramento apresentarem situações que podem comprometer o prazo.
Assim, o gestor de projetos pode analisar as dependências entre as atividades para saber quais tarefas serão afetadas pelo trabalho comprometido.

6. Como criar e gerenciar um programa com recursos compartilhados?

Recursos são uma categoria grande que inclui qualquer item usado para concluir um projeto, como pessoas, equipamentos e materiais. Se um mesmo item for atribuído a mais de um projeto, todas as informações podem ser combinadas em um único arquivo, o pool de recursos.
Esse pool torna mais fácil administrar itens atribuídos a tarefas em mais de um arquivo. Ele centraliza as informações sobre o recurso, como nome, calendário, unidades e tabelas de taxa de custo. Cada projeto que usa os recursos do pool é um arquivo participante do compartilhamento.
Para começar, é essencial arquitetar o programa para poder gerenciá-lo. Isso inclui criar o pool de recursos, que poderá ser dividido entre todos os projetos que o integram. Isso facilita a gestão de recursos em atividades espalhadas nos projetos que pertencem ao programa.
O MS Project oferece funcionalidades que permitem construir a arquitetura de programa e possibilitam, assim, que vários projetos sejam analisados e controlados a partir de um único local. Com a funcionalidade “Planejador de equipe” ativada, é possível gerenciar recursos e tarefas, bem como resolver problemas de sobrecarga.
Uma boa ideia é criar um novo arquivo de projeto (separado) para guardar informações sobre o recurso. Isso facilita o gerenciamento das informações sobre ele e das atribuições de tarefa entre os participantes do compartilhamento e o pool de recursos.
Sem o pool, cada projeto tem suas próprias informações sobre cada um dos itens. Algumas delas podem sobrepor ou entrar em conflito com informações sobre os mesmos recursos usados em outros projetos. Com o pool de recursos, as informações vêm diretamente dele, onde ficam centralizadas.
Para criar o pool, siga os passos a seguir:

• abra o projeto que compartilhará recursos de outros projetos;
• abra o projeto que contém os recursos que serão compartilhados: esse será o projeto de pool de recursos;
• no menu “Janela”, clique no projeto integrante do compartilhamento;
• no menu “Ferramentas”, escolha “Compartilhamento de recursos” e clique em “Compartilhar recursos”;
• clique em “Usar recursos” e, na caixa “De”, clique no projeto de pool de recursos;
• se houver conflito de informações, selecione o arquivo que tem prioridade;
• clique em OK;
• pronto! Agora, os recursos estão disponíveis para uso no projeto ativo. Se já houver recursos no projeto, os itens dos dois projetos serão combinados.

Por padrão, o pool de recursos substitui as informações sobre o item nos arquivos participantes do compartilhamento se elas estiverem em conflito com as do pool de recursos. Isso evita que o pool seja corrompido por alterações acidentais.

7. Conclusão

Para ser considerado um projeto, um trabalho deve ter um planejamento. Isso não implica, porém, planos complexos com dezenas de páginas: ele deve mostrar, essencialmente, as atividades que devem ser executadas, independentemente de quem vai fazê-las.
E é exatamente aí que o MS Project pode ajudar. Usada no gerenciamento de projetos, a ferramenta permite programar todas as atividades, com definição do tempo, dos recursos humanos e materiais, bem como dos custos e das variáveis de cada uma.
O Microsoft Project permite gerenciar três fatores importantes de qualquer projeto: escopo, tempo e custos. Como são independentes e passíveis de alterações no decorrer do trabalho, eles afetam o projeto se não forem gerenciados adequadamente.
O grande benefício é reunir em uma única ferramenta todos os aspectos do projeto. Eles ainda podem ser demonstrados em relatórios detalhados, gráficos e planilhas práticas, com as informações necessárias para a orientação da equipe e a tomada de decisões antes que desvios ocorram.
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